Geen vervangende toestemming bij onduidelijk thuiswerkbeleid

2 september 2026

Een ondernemingsraad van een gemeente verleende terecht geen instemming voor een regeling voor hybride werken. De OR wilde voorkomen dat onduidelijke criteria en verschillen in de toepassing door leidinggevenden zouden leiden tot een niet-transparante en willekeurige uitvoering van de regeling.

Volgens de kantonrechter waren de zorgen over een gebrek aan transparantie en willekeur terecht. De gemeente kreeg daarom geen vervangende toestemming om de regeling zonder instemming van de OR in te voeren.

Onduidelijkheid over de praktische uitvoering

De gemeente had een brede visie op hybride werken ontwikkeld. Die ging niet alleen over een ergonomische thuiswerkplek, maar ook over samenwerking, verbondenheid met de organisatie, de rol van leidinggevenden en de balans tussen organisatiebelangen en individuele behoeften.

In de bijbehorende regeling moesten medewerkers thuiswerkmiddelen aanvankelijk zelf aanschaffen en de kosten achteraf declareren.

Na vragen van de OR paste de gemeente onderdelen aan. Zo kwamen er indexering van vergoedingen en een hardheidsclausule voor medewerkers die kosten niet konden voorschieten. Toch bleef volgens de OR onvoldoende duidelijk hoe de regeling in de praktijk zou worden toegepast.

Headsets en wifi-versterkers maakten die bredere onduidelijkheid zichtbaar. De gemeente stelde dat deze middelen niet standaard voor vergoeding in aanmerking hoefden te komen. Tijdens de zitting bleek echter dat headsets voor bepaalde functies wel werden verstrekt. Waar dat beleid was vastgelegd, voor welke functies het gold en aan welke voorwaarden medewerkers moesten voldoen, kon de gemeente niet duidelijk maken. Ook was niet weersproken dat verstrekking mede afhing van de betrokken leidinggevende.

OR mocht consistente regels verlangen

De kantonrechter stelde vast dat de regeling onder het instemmingsrecht viel. Vervangende toestemming op grond van artikel 27 lid 4 WOR is mogelijk wanneer de weigering van de OR onredelijk is, of wanneer zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen het besluit noodzakelijk maken.

De weigering was hier niet onredelijk. De OR mocht verlangen dat de regeling transparant, toekomstbestendig en binnen de hele organisatie eenduidig zou worden uitgevoerd. Het ging dus niet om de wens om enkele specifieke middelen vergoed te krijgen, maar om controleerbare spelregels voor alle medewerkers. Ook de financiële onderbouwing van de gemeente was onvoldoende concreet. De niet-onderbouwde stelling dat uitbreiding van de regeling 45 procent extra zou kosten, gaf de kantonrechter geen aanleiding anders te oordelen.

Aandachtspunten voor de OR

Bij instemmingsplichtige regelingen kan de OR de praktische uitvoering nadrukkelijk meewegen. Vraag welke criteria gelden, waar die zijn vastgelegd, wie beslist en hoe gelijke gevallen gelijk worden behandeld. Besteed ook aandacht aan uitzonderingen en aan de mogelijkheid om besluiten van leidinggevenden te laten toetsen. Een regeling is pas goed beoordeelbaar wanneer niet alleen het beleidsdoel, maar ook de dagelijkse toepassing transparant en controleerbaar is.