Nieuwe klokkenluidersregeling van kracht

3 mei 2023

De verbeterde klokkenluidersregeling is van kracht. Daardoor moeten de drempels om maatschappelijke misstanden door vaste krachten, uitzendkrachten, stagiairs en vrijwilligers te melden worden verlaagd. De nieuwe regeling moet zowel interne als externe meldingen van fraude, omkoping, kartelvorming, milieudelicten en dergelijke mogelijk maken. Ondernemers met 250 of meer werknemers moeten de nieuwe regeling direct invoeren. Kleinere werkgevers krijgen nog tot 17 december 2023 de gelegenheid om dat te doen.

Vijftig of meer werknemers

Werkgevers met 50 of meer werknemers zijn wettelijk verplicht een interne meldprocedure te hebben. Onder die 50 werknemers vallen niet alleen de vaste krachten, maar ook uitzendkrachten, zzp’ers, stagiairs en vrijwilligers, zolang zij een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden. Werknemers van andere organisaties die bijvoorbeeld als opdrachtnemer, onderaannemer, samenwerkingspartner of uitzendkracht in de organisatie werken kunnen ook melden.

Voor sommige branches geldt dat ze ook met minder dan 50 werknemers een klokkenluidersregeling moeten hebben.

Klanten, cliënten, burgers, studenten, ouders hebben wettelijk gezien geen recht om van de meldregeling van de organisatie gebruik te maken. Ze kunnen wel klagen via de al bestaande klachtenregelingen, aar de ondernemer kan er natuurlijk wel voor kiezen om de regeling voor deze groep alsnog open te stellen. Het is verstandig om in de regeling op te nemen wie daar (wel en niet) gebruik van kan maken.

De interne meldprocedure

Als een werknemer, uitzendkracht e.d. een maatschappelijke misstand vaststelt, dan moet er een mogelijkheid zijn om daar als eerste een interne melding van te doen. De inhoud van de regeling is door de ondernemer zelf te bepalen, maar moet ten minste de volgende onderdelen bevatten:

wat er gemeld kan worden;
wie van de meldregeling gebruik kan maken;
waar (bij welke meldpunten) een melding gedaan kan worden en in welke volgorde;
wanneer een melder zijn melding extern kan doen.

Daarnaast moet er ook garanties worden geboden:

de werkgever gaat vertrouwelijk om met de melding;
De werknemer die een melding wil doen moet in vertrouwen een adviseur kunnen raadplegen;
De melder moet binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging ontvangen dat zijn melding is aangekomen;
De melder binnen 3 maanden na deze ontvangstbevestiging informatie ontvangt over de beoordeling en opvolging van de melding;
De melder recht heeft op bescherming tegen benadeling, zolang hij de melding ten minste op de juiste manier doet.

Het is belangrijk dat de melder de meldingsprocedure goed volgt, want alleen dan heeft de melder recht op bescherming tegen benadeling. De procedure moet duidelijk zijn in de manier waarop gemeld wordt en hoe er vervolgens met de in- of externe melding wordt omgegaan. Het is nadrukkelijk de bedoeling van de wet dat de onderneming waar de melding over wordt gedaan in eerste instantie de kans krijgt om een misstand zelf op te lossen. Daarom moet een melding normaal gesproken eerst intern worden gedaan. Als blijkt dat de interne melding niet goed wordt behandeld is een externe melding mogelijk. Een interne melding moet in ieder geval bij de volgende drie manieren mogelijk zijn:

bij de leidinggevende: dat kan de eigen leidinggevende zijn, maar als deze bijvoorbeeld bij de misstand betrokken is moet ook een hogere leidinggevende benaderbaar zijn voor een melding;
bij een specifiek meldpunt in de onderneming: zorg er hierbij voor dat degene die de meldingen in ontvangst een onafhankelijke positie heeft, waardoor de drempel om daar te melden verlaagd wordt;
bij een vertrouwenspersoon: de vertrouwenspersoon kan de identiteit van de melder beschermen als die dat wenst. Een vertrouwenspersoon fungeert in deze als een doorgeefluik en behandelt een melding van een misstand niet inhoudelijk. De belangrijkste taak van de vertrouwenspersoon is de melder te ondersteunen.

Organisaties kiezen soms bewust voor een onafhankelijk meldpunt en een vertrouwenspersoon buiten de eigen organisatie. Dat verhoogt de kans op dat de melder zich vrij voelt om zich uit te spreken. Andere organisaties bieden werknemers de mogelijkheid om zelf een eigen vertrouwenspersoon kiezen. Dat voelt vaak beter aan dan iemand die door de werkgever is aangewezen. Daarbij is er wel het risico dat deze vertrouwenspersoon niet is opgeleid voor deze taak.

Misstand versus klachtenregeling

De meldregeling wijkt af van de gebruikelijke klachtenregeling. Daar waar het bij een klachtenregeling gaat over bijvoorbeeld ongewenst gedrag, discriminatie, pesten, grensoverschrijdend gedrag gaat het bij de meldregeling om het maatschappelijk belang dat door de overtreding in het geding is. Denk aan:

overtreding van de wet (fraude, omkoping, kartelvorming e.d.);
overtreding van vastgelegde interne regels van een organisatie (denk aan een gedragscode);
gevaar voor de volksgezondheid;
gevaar voor de veiligheid van personen;
gevaar voor de aantasting van het milieu;
gevaar door onbehoorlijk handelen of nalatigheid;
schendingen van het Europese Unierecht.

Volgens de letter van de wet hoeft de meldregeling er alleen voor te zorgen dat werknemers (vermoedens van) missstanden kunnen melden. Maar het is verstandig om de regeling breder op te zetten en bijvoorbeeld ook (kleinere) integriteitsincidenten, onregelmatigheden en dreigende misstanden voor een interne melding op te nemen.

De melder beschermd

Net als in de WOR waarin dat voor OR-leden geregeld is, kent deze wet is het zogenaamde benadelingsverbod. Van benadeling is sprake als de werkgever de melder wegens het doen van een melding slechter behandelt omdat hij een melding heeft gedaan. Denk hierbij aan maatregelen als ontslag, het niet verlengen van een aanstelling, onvrijwillige overplaatsing, pesten of het weigeren van een promotie. Ook mensen die de melder ondersteunen worden door de wet beschermd. Het benaderingsverbod heeft niet alleen betrekking op de werkgever zelf. Zo is het ook de taak van de werkgever om ervoor te zorgen dat leidinggevenden en collega’s de melder niet benadelen bijvoorbeeld door pesten, negeren of intimideren. Deze bescherming tegen benadeling is niet beperkt tot een bepaalde periode.

Wordt de melder toch benadeeld, dan kan de melder een procedure starten door de benadeling voor te leggen aan de geschillencommissie of de kantonrechter. De kosten voor het voeren van een procedure worden vergoed tot een maximum van ruim € 7.500 voor de hele procedure.

De melder wordt ook op andere manieren beschermd:

Een verbod op verschuiving van de bewijslast. Met andere woorden de werkgever zal bij problemen moeten aantonen dat die niets te maken hebben met het feit dat de werknemer een melding heeft gedaan;
Het recht op ondersteuningsmaatregelen voor de melder, zoals onafhankelijke informatie en kosteloze adviezen;
Het vrijwaren van procedures zoals schending van de geheimhoudingsplicht en van vertrouwelijkheid als een melding is gedaan;
Een verbod op bekendmaking van de identiteit van de melder en andere betrokkenen;
Sancties (vooral boetes) voor degenen die zich schuldig maken aan het tegenwerken van de melder of het onderzoek.

Onderscheid in vertrouwelijkheid en anonimiteit

In de wet staat dat meldingen vertrouwelijk behandeld moeten worden, maar vertrouwelijkheid is toch iets anders dan anonimiteit. Bij anonimiteit weet niemand wie de melder is, en is dat ook niet te achterhalen. Bij vertrouwelijkheid weet een aantal mensen dit wel (soms alleen de vertrouwenspersoon of de persoon achter het meldpunt en de onderzoekers). Die worden vervolgens wel geacht die informatie niet te delen met derden. De meldprocedure moet duidelijk zijn in wat er aan anonimiteit of vertrouwelijkheid geboden worden.

Externe melding

Als een interne melding niet goed wordt opgepakt, dan kan het nodig zijn dat een melder de misstand extern moet melden. De redenen en omstandigheden hiervoor moeten expliciet in de meldingsprocedure staan. Redenen voor een externe melding zijn:

In geval er is een wettelijke externe meldplicht bestaat. Dat betekent dat de melder direct een externe melding moet doen;
Een intern melding niet in redelijkheid van de werknemer verwacht mag worden. Denk aan betrokkenheid van de directeur bij een misstand of een situatie waarbij collega’s acuut gevaar lopen;
De interne melding is volgens de melder niet goed afgehandeld.

De aard van de melding bepaalt waar gemeld moet worden. Denk aan de FIOD bij fraude, de ACM bij witwaspraktijken, de Omgevingsdienst bij milieuovertredingen of de Arbeidsinspectie bij onveilige werksituaties. Als er geen geschikt extern meldpunt is, kunnen meldingen gedaan worden bij het Huis voor Klokkenluiders in Utrecht. Zet de verschillende meldpunten in de meldregeling.

Rol ondernemingsraad

Naast de inhoudelijke eisen van de meldregeling moet de ondernemer ook het nodige met de ondernemingsraad bespreken, want:

De invoering en wijziging van de regeling hebben voorafgaande instemming nodig van de OR (artikel 27, 1^e lid, onderdeel m van de WOR);
De ondernemingsraad krijgt jaarlijks (verplicht) schriftelijke informatie over de werking van de meldregeling in het afgelopen jaar (soort en aantal meldingen) én over de verwachtingen voor het volgende jaar;
Alle medewerkers moeten attent gemaakt worden op de interne en externe meldregeling, zowel bij inwerkingtreding als na elke wijziging.

Het was al wettelijk verplicht om een klokkenluidersregeling te hebben, dat is ook het geval voor de nieuwe meldregeling.

Zelf de wetstekst Wet bescherming klokkenluiders lezen? Klik hier
Als OR aan de slag met de nieuwe meldregeling? Stuur een e-mail