Mag een werkgever apps verbieden?

5 april 2023

Datalekken, vermeende spionage door andere landen. Het zijn een paar redenen waarom het gebruik van bepaalde apps een risico vormen voor dataveiligheid of zelfs de veiligheid van het land.
Ook de Nederlandse overheid heeft TikTok op de zakelijke telefoons van de ambtenaren in de ban gedaan. Maar… mag een werkgever het gebruik van bepaalde apps verbieden?

Tijdverlies

In de meeste gevallen zal het gebruik van de smartphone tijd- en productieverlies opleveren als werknemers tijdens het werk hun social media onderhouden. Werkgevers mogen deze online-activiteiten van de medewerkers niet zomaar controleren. Daarnaast is er ook het risico van dataverlies of de kans dat gevoelige bedrijfsinformatie onbedoeld openbaar wordt.

Apps alleen met een redelijk belang blokkeren

De eigenaar van de telefoon is bepalend voor de vraag of apps verboden kunnen worden. Is de telefoon van de werkgever, dan is de beperkingsvrijheid van de werkgever het grootst en hij mag dan ook apps verbieden of juist apps verplicht stellen om te gebruiken. Voor het gebruik van zo’n telefoon van de zaak wordt doorgaans een gebruikersovereenkomst opgesteld, waarin wordt vastgelegd wat wel en niet op de telefoon geïnstalleerd mag worden. Dat geldt ook voor toegestaan privégebruik van de zakelijke telefoon.
Gebruikt een werknemer zijn privételefoon voor zakelijke doeleinden, dan kan de werkgever de apps niet verbieden, maar kan zijn werknemers wel informeren over de risico’s die aan sommige apps kunnen kleven en het gebruik daarvan ontraden. De werkgever kan er ook voor kiezen om zakelijk gebruik van privételefoons te verbieden en in plaats daarvan zakelijke telefoons (als gerichte vrijstelling) aan personeel ter beschikking te stellen.

Instructierecht werkgever

Elke werknemer heeft het wettelijk recht om zijn mening te uiten, ook op social media. De werkgever kan het gebruik van social media niet verbieden, maar wel het personeel instrueren hoe daarvan gebruik gemaakt mag worden. De werkgever heeft een wettelijk instructierecht en kan dat ook met betrekking tot het social media-gebruik doen. Denk aan: het wel of niet toestaan van privételefoons op de werkvloer, de mate waarin werknemers onder werktijd met hun privételefoon actief zijn en dat het bedrijf niet in diskrediet mag worden gebracht in de posts/vlogs/podcasts via social media.
De werkgever dient zich als goed werkgever te gedragen, maar dat moet de werknemer op zijn beurt ook.

Instemminsrecht OR

Bij het invoeren, wijzigen of intrekken van een social mediaregeling heeft de OR instemmingsrecht. De werkgever heeft de instemming van de ondernemingsraad nodig voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van “k. een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen” (verwerking persoonsgegevens) en “l. een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen” (personeelscontrolesystemen).
Kortom: de ondernemingsraad heeft veel invloed op de te maken afspraken in een social mediaregeling. Niet alleen op wat wél of níet mag, maar ook welke maatregelen de werkgever mag treffen als de afspraken overschreden worden.