Vakantie- en verlofdagen ruilen voor wat anders

4 november 2020

Soms geven cao-bepalingen de mogelijkheid om vakantie- en verlofdagen te ruilen tegen geld of fiscaalvriendelijke bestanddelen. Mr. Janita Klomp (adviseur loonheffingen) legt uit wat de mogelijkheden zijn.

Welke loonbestanddelen zijn fiscaal vriendelijk?

Fiscaal vriendelijk betekent in dit kader dat ze netto vergoed/verstrekt mogen worden zonder dat werknemer daar belasting over hoeft te betalen, maar óók zonder dat werkgever deze vergoedingen/verstrekkingen in de vrije ruimte hoeft te plaatsen waardoor deze, bij overschrijding van de vrije ruimte, 80% eindheffing moet betalen. Het gaat om de volgende vergoedingen/verstrekkingen:

  • Gereedschappen/laptops/telefoon e.d.: werkgever kan deze als gerichte vrijstelling vergoeden of verstrekken indien deze kan aantonen dat het gebruik hiervan noodzakelijk is voor het uitoefenen van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidsvereiste). Indien aan dit vereiste is voldaan dan vallen deze vergoedingen/verstrekkingen buiten de vrije ruimte. Echter het noodzakelijkheidsvereiste brengt met zich mee dat indien werkgever vindt dat deze noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de dienstbetrekking, dat werknemer geen eigen bijdrage mag leveren. Hierdoor mag werknemer ook geen bruto loon uitruilen voor vergoedingen/verstrekkingen die aan het noodzakelijkheidsvereiste vallen.

Een fiets van de zaak

  • Fiets van de zaak: voor deze fiets zijn drie situaties te onderscheiden:
    • De fiets blijft eigendom van werkgever, deze stelt hem ter beschikking aan werknemer en indien werknemer de fiets op enig moment wil overnemen, dan dient werknemer hiervoor de marktwaarde te betalen. In deze situatie krijgt de werknemer een bijtelling van 7% over de cataloguswaarde. Op zich mag je hier bruto loon uitruilen tegen de fiets en mag je de bijtelling in de vrije ruimte opnemen. Voor de werknemer is dit echter niet gunstig want de fiets wordt niet zijn/haar eigendom terwijl hij/zij er wel bruto loon voor inruilt.
    • De fiets wordt eigendom van werknemer. Voor de invoering van de WKR gold er een vrijstelling voor de fiets van € 749. Deze vrijstelling bestaat sinds de WKR niet meer en de volledige waarde dient in de vrije ruimte genomen te worden bij uitruil. Voor werknemer dan dus wel voordelig, maar werkgever loopt het risico dat deze er 80% eindheffing over moet betalen bij overschrijding van de vrije ruimte.
    • De fiets wordt eigendom van werknemer, de werkgever schiet het bedrag voor en verstrekt werknemer een renteloze lening voor dit bedrag. Als werknemer nog ruimte heeft in de maximale onbelaste reiskostenvergoeding nog niet heeft benut dan kan werknemer met het verschil tussen de maximale onbelaste reiskosten en de reiskosten die hij/zij al krijgt, de lening aflossen. Voor het aflossingsbedrag ruilt werknemer dan bruto loon in.

Onbelaste reiskosten

  • Bruto loon uitruilen tegen onbelaste reiskosten. Indien de werknemer geen reiskosten krijgt of minder reiskosten krijgt dan fiscaal onbelast zou mogen, dan kan het onbenutte deel gebruikt worden om bruto loon (waarde ingeleverde dagen) mee uit te ruilen. Deze uitruilmogelijkheid is de meest gebruikte mogelijkheid binnen de WKR.
  • De nul-emissie auto: deze optie is inderdaad enige tijd geleden gepubliceerd. Hier zitten echter veel haken en ogen aan en is alleen in zeer specifieke situaties gunstig voor een werknemer.
  • Uit bovenstaande informatie blijkt dat slechts de inruil van bruto loon tegen onbelaste reiskostenvergoeding mogelijk is (indien deze nog niet volledig benut is).

Cursus en opleiding

Andere optie is bruto loon uitruilen tegen een cursus/opleiding die verband houdt met het werk. Mocht een werknemer zich verder willen ontwikkelen en dit wordt niet al vergoed door werkgever, dan zou hij/zij daar nog gebruik van kunnen maken. Er zijn twee soorten studiekosten:

  • Vergoedingen of verstrekkingen voor een opleiding die een werknemer volgt in het kader van zijn bestaande dienstbetrekking.
  • Vergoedingen of verstrekkingen voor het volgen van een studie of opleiding met het oog op een toekomstige dienstbetrekking of beroep. Het kan hierbij ook gaan om een andere functie bij dezelfde werkgever. Voor de beoordeling van de vraag of de werknemer een studie of opleiding volgt voor een toekomstig beroep is maatgevend of hij de studie volgt met het oog op verbetering van zijn maatschappelijke positie in financieel-economisch opzicht en niet voor persoonlijke redenen. 

Tot slot in situaties waarin werknemers uit het buitenland komen is ook nog e.e.a. mogelijk bij dubbele huisvestingskosten. Die gevallen zullen specifiek bekeken moeten worden.

Kortom, fiscaal vriendelijk uitruilen zonder dat het de vrije ruimte raakt, is best lastig. Als werkgever meer dan voldoende vrije ruimte heeft dan kan deze uiteraard wel gebruikt worden om fiscaal vriendelijk uit te ruilen. Ik adviseer dan om deze via de vrije ruimte uit te ruilen vergoedingen en verstrekkingen niet als arbeidsvoorwaarde op te nemen aangezien werknemers er dan ieder jaar recht op hebben. Je weet immers niet of er ieder jaar voldoende vrije ruimte is. Om die reden is de uitruilmogelijkheid met de fiets geleidelijk uit veel arbeidsvoorwaarden geschrapt.

Janita Klomp
j.klomp@fiscount.nl