Voorbereiden op verplichte CO2-rapportage woon-werkverkeer
Regeren is vooruit zien, en dat geldt ook voor de regelingen waarvan je weet dat die van kracht gaan worden. Zo moet er vanaf 1 januari 2024 door werkgevers gerapporteerd worden over de CO2-uitstoot van hun werknemers. Daar kan nu al actie op gezet worden, want er is in ieder geval een instemmingsverzoek nodig.
Wat moet geregistreerd?
Werkgevers met 100 of meer werknemers moeten vanaf 1 januari 2024 de CO2-uitstoot van de reizen van hun personeel registreren. Het gaat dan om het totaal aantal gereisde kilometers van de werknemers per jaar, het soort vervoermiddel (met uitzondering van boot- en vliegreizen) en het type brandstof. De werkgever moet via een digitaal formulier van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) de kilometers invullen. De CO2-uitstoot wordt door het formulier berekend, dat hoeft de werkgever niet te berekenen.
Uiterlijk 30 juni 2025 eerste rapportage
Ieder jaar moeten voor 1 juli de gegevens van het jaar daarvoor zijn ingediend. Op 30 juni 2025 moet de eerste rapportage over 2024 zijn ingediend. Dat duurt dus nog even, maar de gegevensverzameling start al over vier maanden: op 1-1-2024. Er kan nu al vrijwillig gerapporteerd worden. Bij de registratie tellen ook de kilometers van (e-)fietsen (inclusief speed-pedelec), motoren en brommers mee.
Als werknemers gebruikmaken van het OV en/of van een deelfiets of -auto, dan is daarvoor een contract afgesloten met de aanbieder. Die kunnen een overzicht geven van de gemaakte kosten. Het aantal kilometers staan er niet op, het platform van RVO zet dat zelf om in het aantal kilometers.
Ook leasebedrijven en wagenparkbeheerders zijn op de hoogte van de rapportageverplichting en kunnen aan de werkgever een jaaroverzicht sturen. En als de werkgever een eigen wagenpark heeft, dan moeten vervoersmiddel, brandstoftype en jaarkilometers zelf bijgehouden worden.
Ook als werknemers met eigen auto zakelijke kilometers declareren moet bijgehouden worden hoeveel kilometers er gemaakt zijn, maar ook met welk vervoersmiddel en welke brandstof.
Registratie van woon/werkkilometers
Ook de woon/werkkilometers moeten worden geregistreerd: hoe vaak hebben ze gereisd, welk vervoermiddel, hoeveel kilometer. De werkgever kan dat in een HR-systeem bijhouden, maar kan ook een steekproef doen onder het personeel in de vorm van een enquête. Voor een valide enquête is een deelname van 95 procent van de werknemers nodig. De RVO geeft het advies om de enquête – in verband met de feestdagen – in de maanden maart tot en met mei of september tot en met november uit te zetten. Via de enquête ontvang de werkgever de weekgemiddelden van de werknemers. Omdat voor de rapportageplicht jaartotalen ingevuld moet worden, worden de weektotalen met 45 werkweken vermenigvuldigd. Op die manier kan er bij het RVO een jaartotaal worden ingevuld.
Kortom: er moet door de werkgever tijdig werk gemaakt worden van het verzamelen van gegevens, zodat na afloop van het kalenderjaar gerapporteerd kan worden.
Het doel voor ogen
Registreren is geen doel, maar een middel om de CO2-uitstoot te reduceren. Wat die reductie is het beoogde doel. Door de registratie kan worden vastgesteld in welke mate door onderneming en werknemers aan de reductie wordt bijgedragen. De ondernemingsraad kan de reductie van CO2 agenderen voor overleg met de bestuurder. Welke maatregelen zijn er te treffen?
Privacy werknemers
De werkgever rapporteert geen persoonsgegevens van werknemers bij de RVO, maar de privacy komt wel om de hoek kijken bij het verzamelen van de gegevens. Volgens privacywet AVG mag een werkgever alleen persoonsgegevens verwerken als daar een geldige reden/grondslag voor bestaat. De rapportageverplichting is zo’n geldige reden, dus mag de werkgever deze gegevens verzamelen.
De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op ‘een regeling omtrent het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen’. Ook kan de registratie gezien worden als een personeelscontrolesysteem (WOR, artikel 27, 1e lid, onderdeel l) en is een instemmingsverzoek ook op die grond nodig.
Er is dus instemming van de OR nodig om af te spreken hoe de gegevens verzameld worden en wat daarmee gedaan wordt.
- Zelf de ‘Handreiking Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit’ lezen? Klik hier
- Als OR aan de slag met een instemmingsverzoek voor het verzamelen van persoonsgegevens? Neem contact op
- Juridische ondersteuning nodig bij het instemmingsverzoek? Neem contact op