Er wordt voor € 328 miljoen niet gedeclareerd

7 juni 2023

Voor maar liefst 328 miljoen euro wordt niet door werknemers gedeclareerd. Ze maken kosten voor het werk, maar declareren die vervolgens niet en betalen die uit eigen zak. Mogelijk een onderwerp dat voor de OR van belang kan zijn.

Uit eigen zak

Werknemers hebben het recht om kosten die ze voor de werkgever betalen via een declaratie terug te vragen. Dat kan variëren van parkeerkosten, kosten voor het reizen, consumpties tot het voorschieten van aan te schaffen producten. Volgens onderzoek door een fintechbedrijf onder 1.042 werknemers in Nederland wordt gemiddeld € 83,30 per werknemer niet teruggevraagd. Daarbij verschilt het declaratiegedrag per leeftijdsgroep. Vooral de werknemers tussen de 18 en 35 jaar dienen geen declaraties in. Deze groep moet juist ook het vaakst kosten voorschieten. Per jaar vraagt deze leeftijdsgroep gemiddeld € 191,70 niet terug en schieten ze gemiddeld zo’n € 1.237 voor. Vijftigplussers laten met € 42,60 het minste geld liggen, maar ook die vragen niet alles terug.

Niet declareren door verschillende motieven

Werknemers hebben verschillende redenen om geen declaratie in te dienen.  Eén op de vijf declareert geen kleine bedragen uit angst om krenterig over te komen. Andere motieven zijn drukte op het werk (20%) of een kwijtgeraakt bonnetje of declaratieformulier (20%).
Werkgevers kunnen misschien wat aan het declaratiegedrag doen door voor een simpele procedure te zorgen. Hoewel twee derde van de ondervraagden vindt dat de werkgever voldoende uitleg geeft over het indienen van declaraties, is het indienen zelf voor 22% de grootste ergernis op het werk. Werknemers vinden het een moeizaam proces: 39% ergert zich aan het correct en volledig invullen van formulieren en 24% vindt het verzamelen van papieren bonnetjes vervelend.

Misschien dan een vaste kostenvergoeding?

Er bestaat ook een mogelijkheid om een vaste onkostenvergoeding af te spreken. Dat is vooral handig als er telkens dezelfde kosten worden gemaakt. De Belastingdienst kan echter bepalen dat het geheel of een deel van die vergoedingen tot het loon gerekend moeten worden. In dat geval moet er ook belasting over betaald worden. De onkostenvergoedingen moeten dan ook goed gespecificeerd worden. 

Onderwerp voor de OR

Doe eens een steekproef onder de collega’s naar hun declaraties. Wordt alles wel gedeclareerd en hoe ervaren ze de procedure om te declareren. En wat vinden ze van het betaalgedrag van de werkgever? Moet er lang gewacht worden op geld, of is dat altijd snel geregeld.
De antwoorden van de steekproef geven mogelijk aanleiding om het onderwerp op de overlegagenda te zetten en met de bestuurder afspraken te maken om de geconstateerde problemen op te lossen. Uitgangspunt is dat elke werknemer betaald krijgt voor wat hij namens zijn werkgever heeft betaald.