Een onbelaste vergoeding van € 2 per thuiswerkdag
Uit het Belastingplan 2022 wordt duidelijk dat werkgevers vanaf 1-1-2022 maximaal € 2 per volledig of gedeeltelijk thuisgewerkte dag onbelast mogen vergoeden. Dat betekent dat er geen beroep gedaan hoeft te worden op de werkkostenregeling om thuiswerkkosten te vergoeden. En daarmee is er ook geen geldig excuus meer voor ondernemers om niet tot vergoeding van thuiswerk over te gaan.
Gerichte vrijstelling
Het Belastingplan sluit aan bij de door het NIBUD gemaakte berekening van de extra kosten die een thuiswerker maakt als hij thuis aan het werk is. De berekening komt neer op 2 euro per dag. Op jaarbasis kan een thuiswerker die altijd thuis werkt rekenen op 440 euro.
Thuiswerkkostenvergoeding of reiskostenvergoeding, maar niet tegelijkertijd
Vooral voor werknemers die maar een deel van de dag thuiswerken en het andere deel op kantoor wordt het complexer. De werkgever mag maar één van de vrijstellingen toepassen. Dus of de gerichte vrijstelling voor de thuiswerkkostenvergoeding of voor de gerichte vrijstelling voor reiskosten woon/werkverkeer. Voor dienstreizen, bijvoorbeeld voor een reis naar een klant of cliënt kan weer wél de vrijstelling worden toegepast.
Al met al vraagt dat om een duidelijk registratie en administratie. Voor de OR is het van belang dat de werkgever zijn zaakjes op dat gebied op orde heeft. Dus vraag naar de administratieve stand van zaken op dit gebied.
Praktischer is het als met de werknemer een basisafspraak wordt gemaakt over de dagen per week dat er thuis wordt gewerkt en er voor woon/werk gereisd wordt. De werkgever kan op basis van die verhouding een vaste vergoeding toekennen voor zowel het thuiswerken als de reiskosten woon-werkverkeer.
128 dagen thuiswerken, 214 dagen vergoeden
Het is de bedoeling om voor de thuiswerkkostenvergoeding een soort 128-dagenregeling in te voeren. Deze regeling geldt nu alleen voor de reisdagen naar de vaste werkplek. Deze wettelijke regeling maakt een vaste vergoeding mogelijk voor 214 dagen als een werknemer op tenminste 128 dagen naar een vaste werkplek reist. Als een werknemer op minder dan 5 dagen per week reist moet het aantal werkdagen (214) en reisdagen (128) naar rato berekend worden.
Dus als een medewerker meer dan 128 dagen per kalenderjaar thuiswerkt mag de werkgever voor 214 een vaste vergoeding uitkeren. Voor de berekening van de vaste thuiswerkkostenvergoeding moet het aantal dagen waarop wordt thuisgewerkt naar rato worden berekend als de werknemer in de regel vier dagen, drie dagen, twee dagen, of een dag per week thuiswerkt.
De voorwaarden
Belastingregels kunnen niet zonder voorwaarden, dus ook hier zijn er een aantal van toepassing:
- De werkgever wijst de thuiswerkkostenvergoeding aan als eindheffingsloon voor de werkkostenregeling.
- Het bedrag is niet meer dan € 2 per thuisgewerkte dag of een deel daarvan.
- Vergoedt de werkgever méér dan het maximumbedrag, dan zal hij het bovenmatige deel via de vrije ruimte of de werknemer moeten belasten. Daarvan kan sprake zijn als in de cao of de eigen arbeidsvoorwaardenregeling een hoger bedrag is afgesproken.
- Zelf het Belastingplan 2022 downloaden? Klik hier
- Als OR aan de slag met de thuiswerkkostenvergoeding? Stuur een mail