Vergoeden van reiskosten en thuiswerken blijven (voorlopig) onbelast

7 juli 2021

Inmiddels heeft de regering de oproep om zoveel mogelijk thuis te werken per 26- juni 2021 ingetrokken. Voor de ondernemingsraad komt het er nu op aan om – in overleg met de bestuurder – te praten over het ‘nieuwe normaal’ op de werkvloer. Met de vakantieperiode voor de deur zal er wat tijd zijn om de terugkeer naar de werkvloer goed voor te bereiden.
Tegelijkertijd blijven de bestaande regelingen voor de onbelaste reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding voorlopig van kracht.

Onbelaste reiskostenvergoeding

De regeling om de onbelaste reiskostenvergoeding blijft van kracht tot 1 oktober 2021. Dat betekent de dat de werkgever de bestaande vaste reiskostenvergoeding onbelast aan de werknemer kan vergoeden, ook al wordt er niet van huis naar werk (en terug) gereisd.
Desalniettemin zijn er werkgevers die al lang gestopt zijn met het vergoeden van niet gereisd woon/werkverkeer. Dat valt voor werknemers nadelig uit, want de enige kosten die door het niet-reizen vervallen zijn de brandstofkosten. Kosten als afschrijving, verzekering, wegenbelasting, apk-keuring e.d. blijven immers voor rekening van de werknemer allemaal doorlopen.

Thuiswerkvergoeding als onderdeel van de cao

Volgens AWVN bevat 31 procent van de nieuwe of vernieuwde cao’s van dit jaar afspraken over thuiswerken. Vaak gaan ze over een thuiswerkvergoeding. Die is meestal 2 euro per werkdag, passend bij de berekening die het Nibud daar vorig jaar over maakte.
De vergoeding moet compensatie bieden aan de werknemer voor extra energiegebruik, maar ook kopjes koffie, toiletpapier of de afschrijving van het eigen bureau en de eigen bureaustoel. De thuiswerkvergoeding kan onderdeel uitmaken van een thuiswerkregeling, waarin ook afspraken staan over arbeidstijden, de arbeidsomstandigheden op de thuiswerkplek, de informatiebeveiliging, reiskosten en bereikbaarheid.

Onbelast vergoeden van thuiswerkvoorzieningen

Op dit moment is het al mogelijk om – onder voorwaarden – bepaalde thuiswerkgerelateerde kosten onbelast te vergoeden, bijvoorbeeld benodigde arbovoorzieningen en ICT-middelen. Bij arbovoorzieningen kan gedacht worden aan het faciliteren van een ergonomisch verantwoorde werkplek zoals een bureaustoel. Onder een ICT-middel valt bijvoorbeeld een noodzakelijke laptop, router, beeldscherm, printer. Ook de vrije ruimte kan worden gebruikt om andere thuiswerkkosten onbelast te vergoeden. Gebruik maken van de vrije ruimte uit de werkkostenregeling (WKR) betekent dat dit ten koste gaat van andere uitgaven uit de vrije ruimte, zoals een bedrijfsfeest of kerstpakket.
Het kabinet onderzoekt daarom de mogelijkheden van een aanvullende regeling om onbelast ook andere thuiswerkkosten te vergoeden. Daarbij wordt ook gekeken naar de huidige regelingen voor reiskostenvergoedingen. De onbelaste vrije ruimte uit de WKR is voor 2021 verhoogd naar 3 procent van de loonsom over de eerste € 400.000. Daarboven is de vrijstelling 1,18 procent van de loonsom.

Terugkeer naar de werkvloer

Er zijn heel wat bedrijven die daadwerkelijk vanaf maart 2020 werknemers thuis hebben laten werken. Nu de overheid de oproep om thuis te werken heeft ingetrokken kan er ook weer op kantoor gewerkt worden. Voor de ondernemingsraad is daarbij het volgende van belang:

  • spreek met de bestuurder af dat medewerkers een stem krijgen over hun (gedeeltelijke) terugkeer naar de werkvloer. Op die manier is er maatwerk te leveren in de balans tussen werk en privé, en die balans is per werknemer verschillend;
  • de OR heeft – vanuit artikel 28 van de WOR – de taak om de autonomie van werknemers te bevorderen en die autonomie en keuzeruimte is hier aan de orde;
  • Een thuiswerkregeling bevat onderdelen als arbeidstijden en arbeidsomstandigheden. Besluiten die op deze onderdelen genomen worden zijn instemmingsplichtig. Spreek dan ook met de bestuurder af dat de thuiswerkregeling voor instemming aan de ondernemingsraad wordt voorgelegd;
  • Nog beter is het als de OR kan meedoen in het opstellen van zo’n regeling;
  • Gebruikelijke onderdelen van een thuiswerkregeling:
    • Werktijden
    • Bereikbaarheid en (het recht op) onbereikbaarheid
    • Afspraken over werkzaamheden die thuis uitgevoerd kunnen worden
    • Afspraken over de werkplek en de (arbo)voorzieningen die daarvoor nodig zijn
    • Thuiswerkvergoeding
    • Ter beschikking te stellen bedrijfseigendommen
    • Beveiligingsafspraken (inloggen op het systeem), maar ook beheer van de spullen
    • Wat te doen bij schade en de aansprakelijkheid van de werknemer
    • Arbeidsomstandigheden en arbeidsongeschiktheid
  • Het thuiswerken kan gevolgen hebben voor de regelingen in de onderneming voor lease-auto’s. Werknemers die daar gebruik van maken vallen mogelijk niet meer in de bestaande regeling, omdat ze minder kilometers reizen. Er is de mogelijkheid om de regeling aan de passen, of om een soepele overgang naar een eigen auto mogelijk te maken. De ondernemingsraad heeft geen instemmingsrecht op een lease-autoregeling, tenzij daarover in de vorm van een ondernemingsovereenkomst (artikel 32 van de WOR) andere afspraken zijn gemaakt. Natuurlijk kan de OR de lease-autoregeling op de agenda zetten voor overleg met de bestuurder, ook al is er geen formeel instemmingsrecht op deze regeling.
  • Als OR aan de slag met de thuiswerkvergoedingen en thuiswerkregeling? Stuur een e-mail