Belastingdienst maakt meer mogelijk voor vergoeden thuiswerkplek
Een thuiswerkregeling met de bestuurder afspreken wordt mogelijk wat eenvoudiger nu de Belastingdienst een handje helpt om dat betaalbaar te maken. De ondernemer kan zonder nadelige fiscale gevolgen de kosten van de noodzakelijke voorzieningen om thuis te kunnen werken vergoeden.
De Belastingdienst heeft een handreiking ‘Welke gerichte vrijstellingen gelden voor de werkplek thuis?’ geactualiseerd. De handreiking bestond al langer, maar is nu aangevuld met nieuwe afspraken.
Welke vergoedingen vallen niet meer onder de WKR?
De Belastingdienst rekent nu voor de werkplek thuis een aantal voorzieningen niet meer als vergoedingen die vallen onder de werkkostenregeling (WKR). Het gaat om vergoedingen voor de arbeidsomstandigheden die samenhangen met de verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet om te zorgen voor een veilige en gezonde werkplek, en die verplichting geldt ook voor de werkplek thuis. Zo vallen de vergoedingen voor computers, mobiele communicatiemiddelen, gereedschappen en bepaalde apparatuur onder voorwaarden niet langer onder de WKR:
- De werknemer gebruikt de voorzieningen (deels) in zijn werkruimte thuis;
- De inrichting van die werkplek voldoet aan de eisen van het Arbobesluit: de werknemer moet op de werkplek zoveel mogelijk ergonomisch verantwoord kunnen werken. Bijvoorbeeld met een werkblad, werktafel, stoel en goede verlichting;
- De werknemer betaalt voor deze voorzieningen geen eigen bijdrage;
Als niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan gaat deze vergoeding ten koste van de vrije ruimte van 1,18% van de loonsom. De genoemde vergoedingen worden gezien als noodzakelijke voorzieningen en gelden daarom als gerichte vrijstelling voor de WKR.
Noodzakelijke voorzieningen
Het noodzakelijkheidscriterium is van toepassing om apparatuur buiten de WKR te houden. Met andere woorden: de voorziening moet – naar het oordeel van de werkgever (en de Belastingdienst) – noodzakelijk zijn voor het werk dat gedaan moet worden. Daaronder vallen spullen als: laptops, desktops, tablets, smartphones. Ook routers, simkaarten, abonnementen bij providers voor internet en telefonie vallen daaronder. De werkgever kan de kosten vergoeden of ze zelf betalen en vervolgens de spullen ter beschikking stellen.
Doordat de werknemer deze spullen van de werkgever in huis heeft kan hij daar ook privévoordeel hebben. Dat voordeel hoeft de werkgever niet tot loon te rekenen.
Vaste thuiswerkvergoeding
Volgens het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (NIBUD) kost het thuiswerken gemiddeld € 2,00 per dag en bij een vijfdaagse thuiswerkweek zo’n € 43,30 per maand.
Berekening NIBUD
Het Nibud heeft de volgende zaken berekend:
- Elektriciteitsverbruik
- Waterverbruik
- Gasverbruik
- Koffie/thee (6 kopjes per werkdag)
- Wc-papier
- Afschrijving van bureau en stoel
De kosten kunnen in de praktijk variëren, want als er op eigen computer en scherm gewerkt wordt, dan zijn die afschrijvingskosten niet meegenomen in de berekende € 2,00.
De vaste vergoeding van € 2 per dag komt dan wel ten laste van de vrije ruimte. Hiervoor geldt geen gerichte vrijstelling.
Hoe werkt het voor de deeltijdmedewerkers?
De Belastingdienst staat een eigen bijdrage bij de noodzakelijke voorzieningen toe, zonder dat dit leidt tot het niet meer van toepassing zijn van de gerichte vrijstelling. Dat betekent dat een vergoeding naar evenredigheid bij de deeltijdmedewerker mogelijk is zonder fiscale gevolgen.
De werkgever kan – zonder nadelige fiscale gevolgen – de kosten van noodzakelijke voorzieningen vergoeden naar rato van het aantal dagen dat de medewerker thuiswerkt. Als de voltijd werknemer 2 dagen thuiswerkt en de werkgever besluit 2/7 van het internetabonnement te vergoeden, dan is de vergoeding vrijgesteld. Maar ook hier gelden weer een aantal voorwaarden. Meer hierover staat in paragraaf 20.1.7 van het Handboek Loonheffingen 2020. De nieuwe regels staan nog niet in de 1e versie van het Handboek Loonheffingen 2021.