Wat doen we met het kantoor?

3 maart 2021

Het thuiswerken is door de coronapandemie van incidenteel naar structureel gegaan voor de meeste kantoormedewerkers. Het biedt voordelen door het vrijspelen van reistijd en reiskosten en geeft werknemers de mogelijkheid om zelf verantwoordelijkheid te dragen voor wanneer, waar en hoe ze hun werk doen.

Een ander bijkomend voordeel is dat er in april en mei 2020 40 procent minder ziekmeldingen zijn gedaan, aldus een tweetal grote arbodiensten. Inmiddels weten we ook dat ook thuis werkstress en burn-outs kunnen ontstaan. Werkgevers zien mogelijkheden om op het aantal gehuurde vierkante meters kantoorruimte te besparen; het kan allemaal wel compacter, ook al zijn de arbeidsplaatsen op corona-afstand van elkaar geplaatst.

OR: ga eens aan de slag met een visie op het kantoor

De ervaringen met het thuiswerken zullen ongetwijfeld leiden tot een hoger percentage van de arbeidstijd die thuis wordt doorgebracht. Maar wat doen we met het kantoor? Wanneer is het nodig dat er op kantoor gewerkt en vergaderd moet worden. En op welke manier zorgen we ervoor dat alle werknemers in het kleinere kantoor passen. Veel werknemers willen het liefst een ma-di-do-rooster, zodat ze woensdag en vrijdag thuiswerken. Maar op die ma-di-do-dagen barst het kantoor uit zijn voegen en vooral op vrijdag kan je op kantoor een kanon afschieten zonder dat er gewonden vallen, omdat de kantoren zo goed als leeg zijn.
En wat te doen aan het vergaderen als onderdeel van het kantoorwerk. Vergaderdeskundige Wilbert van Vree berekende eens dat er jaarlijks voor 60 miljard euro vergaderd wordt. Zijn al die vergaderingen nodig en kan het korter, zakelijker, doelgerichter dan tot dusverre?
De veranderingen vragen in ieder geval om een visie op het werken op kantoor door de ondernemer, en dus ook door de ondernemingsraad. Als vertegenwoordiger en spreekbuis van het personeel is de OR de meest geschikte overlegpartner voor de bestuurder om een gezamenlijke visie op het werken op kantoor te ontwikkelen. Denk daarbij aan:

Het benodigde aantal werkplekken;
De verdeling in vaste en flexplekken;
De verdeling ervan over de werknemers gedurende de week;
De afspraken die met bestaande en nieuwe werknemers over thuis- of op kantoorwerken worden gemaakt (de mogelijkheid om thuis te kunnen werken maakt de werkgever aantrekkelijk);
De gewenste verhouding tussen kantoor en elders werken;
De vergaderingen (doel, samenstelling, opbrengst, werkwijze);
De gevolgen van de te maken keuzes voor de arbeidsomstandigheden (voldoende afstand tussen de bureaus, voldoende ventilatie e.d.) en de aanpassing van de RI&E;
De gevolgen voor de BHV-organisatie (je hebt niet veel aan een BHV-er die thuiswerkt als er op kantoor een BHV-er nodig is);

Een ondernemingsraad die eerst zelf aan de slag gaat met zijn visie op het werken op kantoor kan vervolgens het overleg met de bestuurder invloed uitoefenen op de gezamenlijk vast te stellen visie en de daaruit volgende maatregelen.

Als ondernemingsraad aan de slag met een visie op het kantoorwerk? Stuur een mail