Kabinet komt met handreiking voor thuiswerk
Een nieuwe handreiking met richtlijnen voor het thuiswerken is op 24 februari door het kabinet gepubliceerd. Daarmee wil het kabinet het thuiswerken bevorderen en de onduidelijkheid wegnemen of een werknemer thuis of op kantoor aan het werk kan. De handreiking biedt scenario’s voor werkgevers en voor werknemers. De strekking van de handreiking: ‘werk thuis, tenzij het niet anders kan’. De meest recente cijfers van het RIVM laten zien dat 71% van de werknemers volledig thuiswerkt, maar zo’n 9 procent geeft aan dat er nog meer thuisgewerkt kan worden.
Tips voor werknemers
De handreiking geeft tips voor werknemers om vanuit huis te werken. Variërend van online vergaderen met collega’s via allerlei videobelprogramma’s, de zorg voor de mentale situatie van werknemers die door het thuiswerken en de coronamaatregelen (denk aan ouders met jonge kinderen die naast hun werk óók hun kinderen les moeten geven) onder grote druk leven. De aandacht voor de arbo-aspecten van de werkplek of de indeling van werktijden en werkdag horen daar ook bij.
En als thuiswerken niet mogelijk of wenselijk is, regel dan een coronavrije werkplek op de locatie van de werkgever. Bij het verplaatsen van bureaus is een aanvulling van de RI&E nodig, omdat de arbeidsomstandigheden op kantoor wijzigen. De OR heeft instemmingsrecht.
Thuiswerk en de OR
Voor de ondernemingsraad is het thuiswerken een belangrijk onderwerp. Voor veel onderdelen van het thuiswerken is de instemming van de ondernemingsraad nodig. Denk aan de arbeidsomstandigheden (RI&E voor de thuiswerkers) of een arbeidstijdenregeling. De werkgever is óók verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden waaronder thuis gewerkt moet worden (ergonomische stoel, bureau op de juiste hoogte, monitor op de juiste hoogte, los toetsenbord en muis e.d.), de arbeidstijden komen in het geding als werknemers de ruimte krijgen om overdag voor hun kinderen te zorgen en hun arbeidstijden (en bereikbaarheid) verschuiven naar de avond.
Er zijn fiscale regels voor het verstrekken van kantoorbenodigdheden of het vergoeden van de kosten voor thuiswerken. Het is mogelijk om een thuiswerkende werknemer voor de inrichting van zijn thuiswerkplek een onbelaste vergoeding te geven van maximaal € 1.815 euro per periode van vijf jaar. Hij kan dan zelf zijn werkplek inrichten, bijvoorbeeld de aanschaf van een bureau, een stoel, voetenbankjes, stoffering en verlichting.
Spullen
De werkgever kan de benodigde apparatuur verstrekken om thuis te kunnen werken. Laptop, monitor, toetsenbord, muis, printer, mobiele telefoon e.d. Maar de werknemer kan die spullen ook zelf aanschaffen en vervolgens declareren bij zijn werkgever. Het is wel van belang om duidelijk te regelen en vast te leggen van wie de spullen zijn.
Het vergoeden of verstrekken van thuiswerkapparatuur is volgens de werkkostenregeling (WKR) een gerichte vrijstelling en dus onbelast, zolang de apparatuur noodzakelijk is voor het werk.
Verbruiksgoederen (papier, inkt, toner) kunnen bij de werkgever worden gedeclareerd, idem de (extra) kosten voor de internet- en telefoonverbinding. Bij extra kosten moeten die wel worden aangetoond. De Belastingdienst zal scherp controleren op een eventueel privé-voordeel voor de werknemer. Als dat voordeel bestaat kan de fiscus die vergoeding als loon aanmerken en moet door de werknemer daarover belasting worden betaald.
Werk & privé
De Algemene verordening persoonsgegevens (AVG) en het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens regelen het recht op een persoonlijke leefsfeer van de werknemer. Dat betekent dat controle door de werkgever, bijvoorbeeld door software voor controle op de productiviteit te installeren, verboden is.
Wat wel mag is het nalopen door de werkgever of gemaakte afspraken door de werknemer zijn nagekomen, bijvoorbeeld inleveren van verslagen en rapporten.
De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op voorzieningen die geschikt zijn voor controle op gedrag, aanwezigheid of prestaties van medewerkers. Daarbij moet worden aangetoond dat het belang van de werkgever zwaarder weegt dan de privacy van de werknemer.
- Zelf de handreiking ‘Algemene Criteria Thuiswerken’ downloaden? Klik hier
- Als OR aan de slag met een thuiswerkregeling? Stuur een mail