Op grond van de noodmaatregelen vanwege de coronacrisis mochten werkgevers aan hun werknemers de gebruikelijke vaste reiskostenvergoeding blijven betalen, ondanks het feit dat die werknemers die reiskosten niet maakten omdat er thuis gewerkt werd. Die uitzondering om door te betalen vervalt op 1-1-2021.

Voor het toepassen van de noodmaatregel is het van belang dat de werkgever vóór 13 maart 2020 akkoord is gegaan met de vaste reiskosten en de andere vaste kostenvergoedingen en er daardoor een onvoorwaardelijke recht op die vergoeding bestond. Op 1-1-2020 stopt deze uitzondering.

Geen reiskosten als er thuis gewerkt wordt

De werkgevers moeten vanaf 1 januari 2021 het reispatroon van de werknemers vastleggen. Voor de Belastingdienst moet voldaan worden aan de 36 weken of 128 dagen-eis om nog een vaste vergoeding te mogen geven en werkgevers kunnen ook de kosten voor woon-werkverkeer voor de werkelijk gereisde dagen vergoeden. Vanaf januari 2021 kunnen werkgevers geen vergoeding meer geven aan het personeel voor de kleine kosten.

Aan de slag met een thuiswerkregeling

Nu het thuiswerken – door omstandigheden – in veel organisaties ingeburgerd raakt is het van belang om een thuiswerkregeling af te spreken. In die regeling kunnen – naast de arbeidsomstandigheden thuis – ook afspraken worden gemaakt over de vergoedingen en de spullen die door de werkgever aan de werknemer ter beschikking worden gesteld of worden verstrekt.

Mogelijk valt een deel van die verstrekkingen onder de werkkostenregeling (WKR). In 2021 gaat het belastingvrije bedrag van 1,2 naar 1,18 procent van de loonsom en is er  – per saldo – minder geld beschikbaar die door de werkgever onbelast aan het personeel kan worden besteed. Alleen over de eerste € 400.000 is het WKR-percentage 3 procent.

Voor de ondernemingsraad is het dus zaak om op tijd te beginnen met het overleg met bestuurder en HR over een thuiswerkregeling waarin alle aspecten – arbo, belastingtechnisch, reiskosten en financieel – zijn geregeld.