Home / Organisaties / Aandachtspunten voor een thuiswerkregeling

Door de coronacrisis is voor veel mensen het thuiswerken een dagelijkse gewoonte geworden. Het is aannemelijk dat de verspoeling van de RIVM-regels er weer meer op kantoor gewerkt zal worden, maar het thuiswerken zal zeker van toepassing blijven. Wat is er van belang om in een thuiswerkregeling af te spreken?

Recht op thuiswerken?

Sowieso kunnen werknemers van bedrijven onder de 10 werknemers geen verzoek bij de werkgever indienen om op grond van de Wet flexibel werken thuis te mogen werken. Andere werknemers kunnen dat verzoek wel doen, maar het toekennen van het verzoek door de werkgever zal samenhangen met de mogelijkheden die daarvoor bestaan. Zo is een werkneemster die voor haar functie pakketten in ontvangst moest nemen toch verplicht op haar werk te verschijnen, ondanks haar verzoek om dat – omwille van de RIVM-aanbevelingen – niet te hoeven doen. Er is dus geen rechtstreeks recht op thuiswerken door de RIVM-richtlijnen.

Vrije ruimte vergroot

De vrije ruimte van de werkkostenregeling is voor het jaar 2020 eenmalig verhoogd van 1,7% naar 3% van het fiscale loon tot en met € 400.000. De werkgever mag dit percentage van hun fiscale loon onder meer besteden aan onbelaste vergoedingen. Zij kunnen dit geld gebruiken om hun personeel een bloemetje of cadeaubon te sturen en hiermee tegelijkertijd sectoren steunen die zijn getroffen door corona. Veel ondernemers hebben op deze manier al hun waardering laten blijken voor de inzet van hun personeel.

Vaste reiskostenvergoeding en vaste kostenvergoeding

Als werknemers vóór 13 maart al een onvoorwaardelijk recht hadden op een reiskostenvergoeding voor hun woon/werkverkeer, dan is het niet nodig om dit aan te passen. De werkgever mag in dat geval uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding berekend was. Dat mag ook bij de vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Het is belastingtechnisch niet mogelijk om de reiskostenvergoeding te gebruiken als vergoeding voor andere kosten, zoals energiekosten, providerkosten voor telefoon en internet, kopjes koffie e.d. Dat betekent dat de nihilwaardering van verstrekkingen van voorzieningen bij de werknemer thuis – zoals consumpties die geen deel uitmaken van een maaltijd – niet van toepassing is; een dergelijke verstrekking vormt loon. Wel is het mogelijk om die verstrekking in de vrije ruimte van de werkkostenregeling te brengen.

Hulpmiddelen om thuis te werken

Als laptops, schermen, docking stations, routers e.d. noodzakelijk zijn om thuis te kunnen werken, dan vallen die onder het noodzakelijkheidscriterium en worden die kosten niet meegeteld bij het belastbaar loon van de werknemers;

Dat geldt ook voor alle hulpmiddelen die de werknemer voor ten minste 90 procent zakelijk gebruikt, zowel op zijn werkplek als thuis.

Daarnaast mag de werkgever voor het thuiswerken bepaalde ARBO-zaken belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Denk aan een verstelbaar bureau of ergonomische bureaustoel. De werkgever is immers verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden waarin thuis gewerkt wordt.

Controle op thuiswerken

Er is wettelijk ook het een en ander vastgelegd voor de controle die een werkgever mag uitoefenen op het werk dat thuis door zijn werknemer wordt gedaan. Alle afspraken over die controles via een personeelscontrolesysteem zijn bij instellen, intrekken of wijzigen instemmingsplichtig. Dat zijn bijvoorbeeld de ICT-programma’s waarmee vastgelegd kan worden wanneer een werknemer zijn laptop gebruikt, maar ook bij systemen met GPS (mobiele telefoons en tablets) de locatie waar dat gebeurd.

De werkgever heeft geen recht om de woning van de werknemer te betreden om zelf vast te stellen of er daadwerkelijk gewerkt wordt en onder welke omstandigheden dat gedaan wordt.

In de thuiswerkregeling moet wat betreft het controleren van werknemers het volgende opgenomen zijn:

  1. Er moet aangekondigd worden dat controle mogelijk is en hoe (met welk programma/systeem) die controle zal plaatsvinden. Ook moet duidelijk zijn wat wel en niet (porno, gamen, gokken, gewelddadige websites  e.d.) mag. Ook moet duidelijk zijn of er door de werknemer wel of niet andere software geïnstalleerd mag worden. Vaak wordt aan de werknemer gevraagd om bij het inloggen akkoord te gaan met de voorwaarden waaronder hij het apparaat en het netwerk van de werkgever mag gebruiken. ICT zal die akkoordverklaringen in een log opslaan, zodat achteraf bewijs van gebruik kan worden geleverd als dat nodig is.
  2. De controle door de werkgever zal een legitiem doel/gerechtvaardigd belang moeten hebben dat zwaarder weegt dan het belang van de werknemer. Denk aan het voorkomen van illegale activiteiten op laptops of het lekken van vertrouwelijke of concurrentiegevoelige informatie. Ook de controle op het juist werken van het interne netwerk, e-mailsystemen e.d. vallen hieronder. Zo kan ICT op zoek naar de bron van een traag werkend netwerk omdat een medewerker grote bestanden aan het downloaden is.
  3. De controle van de werkgever zal proportioneel moeten zijn. Met andere woorden: als er minde ingrijpende manieren zijn om controle te hebben op prestaties en gedrag van thuiswerkende werknemers, dan hebben die de voorkeur. Doorlopend controleren is niet toegestaan. Dat kan steekproefsgewijs of als er een aanleiding voor is (zie 2).
  4. De werkgever mag geen inzage hebben/krijgen is e-mails die als privé gemarkeerd zijn.

  • Meer lezen over het thuiswerken? Klik hier
  • Uitspraak kantonrechter over Arbeidsplaatswijziging verzocht door werknemer die thuis wil werken in verband met corona crisis? Klik hier
  • Als OR aan de slag met een thuiswerkregeling? Stuur een mail