Handleiding voor intern onderzoek naar een misstand

5 mei 2020

Elke organisatie met een OR is sinds 1 juli 2016 verplicht om een klokkenluidersregeling te hebben. De regeling moet waarborgen dat werknemers een maatschappelijke misstand aan de kaak kunnen stellen bij het Huis voor klokkenluiders. Maar voorafgaand aan die melding zou eerst intern onderzoek naar de misstand nodig zijn. Voor dat interne onderzoek is een handleiding geschreven.

Bij een ernstige misstand moet gedacht worden aan fraude, omkoping, kartelvorming, malversaties, witwassen, ernstige milieudelicten e.d. Als een medewerker bewijzen ziet van zo’n misstand kan hij dat melden bij het Huis voor klokkenluiders, maar niet eerder nadat er eerst intern onderzoek naar is gedaan. De standaard klokkenluidersregeling gaat er vanuit dat meldingen eerst intern gedaan kunnen worden. Als intern onderzoek geen bevredigend resultaat oplevert kan een melding bij het Huis worden gedaan. Dat kan ook als een medewerker het vermoeden heeft dat hij als klokkenluider negatieve gevolgen van zijn melding gaat ondervinden.

Duidelijke aanpak van onderzoek naar meldingen

De handleiding voorziet in een duidelijke aanpak voor organisatie en klokkenluider hoe er gehandeld kan worden als een misstand aan de orde is. De ondernemingsraad heeft in deze handleiding ook een aandeel in de wijze waarop een misstand gemeld, onderzocht en afgehandeld wordt. Daarbij komt het aan op een goed gebruik van het instemmingsrecht dat de ondernemingsraad heeft op klachten- en klokkenluidersregeling.

De belangrijkste onderwerpen in de handleiding

Opstellen onderzoeksprotocol

  • Denk bij het opstellen van een onderzoekprotocol aan instemming van de OR.
  • Zie het onderzoek als schakel in het bredere integriteitsbeleid.
  • Zorg voor een goede rollenscheiding tussen de verschillende actoren die bij het onderzoek zijn betrokken, in het bijzonder de vertrouwenspersoon, feitenonderzoeker, hr-deskundige/juridisch adviseur, de werkgever en de integriteitscoördinator.
  • Maak duidelijke afspraken over de rol van de integriteitscoördinator bij het onderzoek.

Meldingen

  • Er zijn verschillende soorten meldingen denkbaar, zoals:
    • misstanden die het maatschappelijk belang raken (o.b.v. Wet Huis voor klokkenluiders);
    • integriteitsschendingen (o.b.v. organisatie code en arbeidsrecht);
    • ongewenste gedragingen (o.b.v. klachtenregeling en Arbowetgeving).
  • Stel een vertrouwenspersoon aan die op deze aspecten deskundig is.

Meldroutes

  • Er zijn verschillende meldroutes wenselijk, bijvoorbeeld:
    • leidinggevende en vertrouwenspersoon;
    • intern meldpunt of geautomatiseerd meldsysteem.
  • Zorg dat de medewerkers weten welke opties/routes er zijn.
  • Zorg dat de melding snel naar het juiste adres wordt doorgeleid.

Bij ontvangst van een melding

  • Stuur direct een schriftelijke ontvangstbevestiging van de melding.
  • Voer snel een persoonlijk gesprek met de melder en wijs deze op de rol
  • van de vertrouwenspersoon.
  • Wees alert op (het risico van) benadeling van de melder en wijs hem op
  • het bestaan van het Huis voor Klokkenluiders.
  • Blijf communiceren met de melder en informeer hem over belangrijke stappen.

Vertrouwelijkheid en anonimiteit

  • Houd de kring van mensen die op de hoogte zijn van de melding zo beperkt mogelijk.
  • Ook de melder zelf respecteert de vertrouwelijkheid van de melding.
  • Werkgever mag de melder geen geheimhoudingsovereenkomst laten tekenen.
  • Anoniem melden kan via de vertrouwenspersoon.

Inschatting en vooronderzoek

  • Toets de melding aan de zeven criteria.
  • Soms is vooronderzoek nodig om de melding beter in te kunnen schatten.
  • Pas op: vooronderzoek kan mogelijke betrokkene(n) alarmeren.
  • Melders die bewust onjuiste informatie melden/openbaar maken, kunnen gestraft worden.

Acties bij feitenonderzoek

  • De OR moet eerder ingestemd hebben met onderzoektargets en -middelen (bijvoorbeeld bedrijfstelefoon, dienstwagen, e-mail, cameratoezicht).
  • Stel gegevens veilig, maar houd rekening met privacyaspecten en betrek de functionaris gegevensbescherming.
  • Soms zijn ordemaatregelen als schorsing noodzakelijk.
  • Het hangt van de situatie af wanneer leidinggevende, melder en betrokkene geïnformeerd kunnen worden over het onderzoek.

Feitenonderzoek op basis van opdracht

  • Onderzoek kan verricht worden door interne of externe feitenonderzoekers, deskundigheid staat voorop.
  • Aan het onderzoek ligt altijd een gespecificeerde opdracht ten grondslag, met daarin afspraken over inhoud (onderzoeksvraag) en proces (onderzoeksaanpak).
  • Zorgvuldigheid, onafhankelijkheid, proportionaliteit en subsidiariteit zijn belangrijke eisen waaraan onderzoek moet voldoen.
  • Hoor en wederhoor zijn van belang om voorlopige onderzoeksbevindingen te toetsen/ bij te stellen; geef inzage in (een onderdeel van) het feitenrelaas.

Uitkomsten van het onderzoek

  • Werkgever, daarin bijgestaan door de hr-afdeling, velt een oordeel over het rapport in termen van mogelijke consequenties en maatregelen.
  • Werkgever houdt rekening met eventuele verzachtende omstandigheden.
  • Betrokkene en melder worden geïnformeerd over uitkomsten van het onderzoek en te nemen maatregelen.
  • Waar mogelijk wordt intern en extern gecommuniceerd over de kwestie en worden er preventieve lessen uit getrokken.
  • Zelf de handleiding ’Integriteit in de praktijk’ downloaden? Klik hier
  • Als OR aan de slag met een interne klokkenluidersregeling of klachtenregeling? Stuur een mail