Thuis aan het werk

1 april 2020

Door de coronacrisis is het thuiswerken in veel organisaties in een stroomversnelling geraakt. Soms werd er door medewerkers voor een beperkt aantal dagen thuis gewerkt, maar soms was dat nog helemaal niet mogelijk. Door de maatregelen van de regering is dat nu ineens anders. Maar wat komt er voor de OR kijken bij het thuis werken?

Ineens is thuis óók werk

Zeker voor die werknemers die anders nooit thuis werken is het ineens behoorlijk anders als er nu vijf dagen per week thuis gewerkt moet worden. Dagelijks fysiek contact en overleg met collega’s is niet mogelijk en het werken thuis moet ook gecombineerd worden met kinderen die niet naar school mogen en mogelijk is er ook een partner die óók thuis aan het werk moet en evenmin veel tijd heeft om tussen de bedrijven door aan de kinderen te besteden. Zo kan het thuiswerken een stressvolle aangelegenheid zijn en wordt het eerder een relatietest als een vreugde.

Thuiswerkregeling

Idealiter heeft de ondernemer een thuiswerkregeling in het personeelshandboek vastgelegd. En als het goed is, dan is dat met instemming van de ondernemingsraad gebeurd. Die instemming heeft te maken met de arbeidsomstandigheden van de thuiswerkende medewerkers, maar ook met de arbeidstijden (de tijden waarop de werknemer bereik- en beschikbaar moet zijn) e.d. In veel bedrijven bestaat zo’n regeling, maar daar waar dat niet het geval is, kan de OR een belangrijke rol spelen door het thuiswerken goed te regelen. Als er verplicht wordt thuisgewerkt, dan zal dat ook in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) terug te vinden moeten zijn.

Onderdelen van een thuiswerkregeling

Op grond van de Arbowetgeving moet de werkplek thuis voldoen aan de richtlijnen voor goed meubilair en een goede verlichting. Vijf dagen per week werken op een keukenstoel is geen goede zaak voor nek, rug, schouders e.d. Het zelfde geldt voor de verlichting van de werkplek. De werkgever is verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden thuis, en zou er feitelijk op toe moeten zien dat die plekken aan wet- en regelgeving voldoen. In de praktijk is dat lastig, want een werknemer hoeft geen toestemming te geven aan de werkgever om zijn huis binnen te treden. Aan een goede stoel valt wel wat te doen, want op kantoor staan die stoelen nu stof te happen. Een busje huren en een rondje maken langs de werknemers thuis om hun bureaustoel te brengen lost dan al heel wat op.

Vroeger mocht een werkgever over een periode van vijf jaar zo’n € 1815 voor het thuiswerken aftrekken. Met de invoering van de werkkostenregeling (WKR) is dat niet langer mogelijk. Voordat een werkgever overgaat tot het inrichten en betalen van de werkplek, doet hij er goed aan om een thuiswerkovereenkomst met de werknemer af te sluiten. Daarin moet ten minste staan dat de werknemer één dag per week thuis zal werken.

De werkgever kan er ook voor kiezen om materiaal ter beschikking te stellen . In dat geval blijft de werkgever eigenaar van de spullen (computer, stoel, bureau, scherm e.d.). En als de werknemer uit dienst gaat, dan worden die spullen weer ingeleverd.

Vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en soortgelijke apparatuur zijn onder de WKR een gerichte vrijstelling. Maar… dat is alleen het geval als het voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium. Dit is het geval als:

de voorziening noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
de werkgever de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer;
de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van de voorziening aan de werkgever moet betalen als hij die voorziening wil behouden. In dat geval wordt dat tot loon gerekend en moet er belasting over betaald worden door de werknemer.

Werken zonder problemen

Meestal zal het thuiswerken via de computer gaan. Vijf dagen per week werken op een laptop is ergonomisch gezien geen pretje. Meestal is een extra scherm, muis en toetsenbord een goed alternatief om toch via een laptop te werken met ergonomisch verantwoorde hulpmiddelen. De bovenkant van het scherm moet op ooghoogte staan en op voldoende afstand van de thuiswerker om goed overzicht over het scherm te hebben. Een webcam met microfoon is handig om online te kunnen overleggen.

Deugdelijke en beveiligde wifi of een goede ethernetverbinding zijn nodig om ongestoord te kunnen werken. Zo nodig moet er meer bandbreedte worden gehuurd om zonder haperingen te kunnen werken.

En zijn er afspraken gemaakt op wiens apparatuur wordt gewerkt? Veel werkgevers willen niet dat er op eigen materiaal gewerkt wordt, sommige juist wel (bring your own device), maar dan moet er ook iets worden afgesproken over de kosten. Dat geldt ook voor een compensatie voor de providerkosten en energielasten. Nu de werknemer de gehele week vanuit huis werkt lopen de stookkosten op.

Het moet wel veilig

Inloggen op het netwerk van bedrijf of onderneming moet wel veilig. De problemen aan het begin van dit jaar met Citrix maken duidelijk dat die veiligheid niet altijd even eenvoudig te borgen valt. Doordat de laptop (van de baas of van jezelf) nu bij de werknemer in huis is, wordt de werknemer ook de eerstverantwoordelijke voor de veiligheid van het apparaat en de data die daarop is opgeslagen. Wat is er afgesproken over de wijze waarop met laptop en overige apparaten van de werkgever moet worden omgegaan. En natuurlijk moeten firewall- en antivirusprogramma up-to-date zijn.

Bellen

Een groot gemis aan collegiale contacten en collegiaal overleg kan worden verkleind door het onderling bellen, chatten of beeldbellen met elkaar. Ook dat zal goed geregeld moeten worden. Als team elke dag een dagstart maken met een beeldverbinding en even te praten over hoe het met je gaat.

Telefonisten die vanuit huis hun callcenterwerk doen moet over een deugdelijke headset beschikken om dat werk te kunnen doen. Het beeldbellen (o.a. Microsoft Teams, ZOOM, Google Hangouts, Cisco Webex Meetings, Jitsi, Skype, WhatsApp of Facetime e.d. heeft zo ook zijn aandachtspunten voor de veiligheid van verbinding (versleuteld) en de wijze waarop de provider met persoonsgegevens omgaat.

Een voorbeeld van een thuiswerkregeling bekijken? Klik hier.
Als OR aan de slag met een thuiswerkregeling? Stuur een mail.