OR en corona

1 april 2020

En zo ineens is alles anders en verandert er voor een groot deel van de organisaties en bedrijven er van alles. Niet alleen het invoeren van hygiëneregels voor medewerkers, klanten en bezoekers, maar ook het treffen van maatregelen om het bedrijf aan het werk te houden. De ondernemingsraad heeft daar een belangrijke rol in.

De wettelijke rol van de OR

In de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) is niets geregeld voor crisistijden zoals deze. De crisis vraagt om snelle maatregelen en er is nauwelijks tijd om daarbij de WOR-procedures te benutten om invloed te hebben op de besluiten. Zodra de regering beslist dat er zoveel mogelijk thuis gewerkt moet worden, dan is er geen tijd om een zorgvuldige thuiswerkregeling af te spreken.

Dat wordt anders als de crisis achter de rug is. Afhankelijk van duur en ernst van de gevolgen voor de organisatie kunnen ingrijpende maatregelen nodig zijn. Denk aan inkrimping van het bedrijf met gedwongen ontslag van personeel. Of het aantrekken van kredieten om het bedrijf in de lucht te houden. Ook een thuiswerkregeling kan dan via een instemmingsverzoek worden afgesproken.

Tijdelijke maatregelen hebben het karakter van een pilot. Uit de jurisprudentie wordt duidelijk dat tijdelijke besluiten niet als voorgenomen besluiten ex. artikel 25 of 27 worden gezien. Er is dus geen adviesaanvraag of instemmingsverzoek voor nodig. Dat is wél het geval als aannemelijk is dat het tijdelijke besluit niet eenvoudig terug te draaien valt of als er zwaarwegende gevolgen voor het personeel aan de orde zijn.

Een crisisteam

In de meeste bedrijven is een coronacrisisteam ingesteld. Meestal zitten daar vertegenwoordigers of leidinggevenden in van HR, Arbo, Financiën, preventiemedewerker, productie- en productieplanning, kwaliteit e.d. Ook de OR zou in zo’n team afgevaardigd kunnen zijn, zodat rechtstreeks invloed mogelijk is op de af te spreken maatregelen. Richtlijnen van RIVM, GGD en de regering zullen vertaald moeten worden naar maatregelen op ondernemingsniveau.

OR- en overlegvergaderingen

Door de maatregelen is het niet meer mogelijk om elkaar fysiek te ontmoeten. Overleg zal via onlineverbindingen moeten plaats vinden. Er zijn de nodige aanbieders die dat mogelijk maken: Microsoft Teams, ZOOM, Cisco Webex Meetings, Jitsi, Skype, WhatsApp of Facetime e.d. Sommige zijn gratis, voor sommige aanbieders is een abonnement nodig. Van belang is een aanbieder te kiezen die garanties geeft voor de privacy van de gebruikers en voldoet aan de AVG-richtlijn.

Vergaderingen via een beeldverbinding zijn vermoeiend, omdat het volgen van de gesprekken inspannender is dan wanneer je elkaar ‘live’ spreekt. Maak de vergaderingen dus niet te lang.
De beeld- en geluidmogelijkheden kunnen in ieder geval bijdragen aan het onderlinge overleg. In veel programma’s is het mogelijk om een scherm te delen en daardoor PowerPoints, MindMaps of video’s te laten zien tijdens het beeldbellen. Er is dan ook geen enkele reden om het gebruikelijke overleg binnen de raad of met de bestuurder te schrappen. Juist in deze bijzondere omstandigheden is dat overleg meer dan welkom en noodzakelijk.

Vroeger of later

Tijdens of na de coronacrisis kunnen de volgende voorgenomen (tijdelijke) besluiten aan de orde zijn of komen:

Adviesrecht

Deel van de activiteiten van de organisatie stilleggen/ beëindigen.
Reorganisatie.
Aantrekken van belangrijke kredieten.
Tijdelijke verhuizing van een locatie of een groep medewerkers.

Instemmingrecht

Aanpassing contract met Arbodienst/ bedrijfsarts.
Aanpassing inzet/ taak preventiemedewerker.
Aanpassing verzuimbeleid.
Aanvragen werktijdverkorting.
Regeling thuiswerken opstellen/ aanpassen daarvan.
Aanpassing arbeids- en rusttijden: werkspreiding/ wijziging aantal ploegendiensten, enz.
Aanwijzen van verplichte vakantiedagen.

Informatierecht over:

De te nemen hygiëne maatregelen in het kader van veilig en gezond werken.
Gevolgen coronavirus voor de werkzaamheden in de onderneming.
Gevolgen coronavirus voor de medewerkers.
Wanneer er in de organisatie verhoogd risico is om besmet te raken en de hierbij te nemen acties/voorzorgsmaatregel

Initiatiefrecht

De OR zelf hoedt ook niet af te wachten, maar kan zelf met voorstellen komen om met de bestuurder te bespreken. Voor de ondernemingsraad is het van belang dat de voorstellen in lijn liggen met de maatregelen vanuit regering, GGD en RIVM.

Als ze schriftelijk worden ingediend dienen ze ten minste één keer in de overlegvergadering besproken te worden. Daarna moet de bestuurder schriftelijk en gemotiveerd een besluit nemen over het voorstel van de raad. Denk aan voorstellen op het gebied van:

Aandachtpunten specifieke/ kwetsbare doelgroepen medewerkers;
Aandachtspunten communicatie richting de medewerkers, bottom up en top down;
Aandachtspunten hygiënisch werken;
Afspraken aantal medewerkers die samen in één ruimte mogen werken, zodat de 1,5 meter-grens niet overschreden hoeft te worden;
Afspraken voor het scheiden van groepen medewerkers, bijvoorbeeld niet tegelijkertijd lunchen;
Afspraken voor medewerkers die niet kunnen thuiswerken;
Afspraken voor medewerkers die op een andere locatie of in het buitenland werkzaam zijn;
Afspraken voor medewerkers die thuis werken/tijdelijke regeling thuiswerken;
Het bevorderen van naleving van de voorschriften arbeidsomstandigheden, arbeids- en rusttijden en de privacyaspecten vanuit de AVG.

Als OR aan de slag met de coronacrisis? Stuur een mail