Zonder meeweten geen meepraten en meebeslissen

Het recht op informatie is een belangrijke bevoegdheid voor elke ondernemingsraad. Het ‘meeweten’ is immers een belangrijke voorwaarde om ’mee te kunnen praten’ en ‘mee te kunnen beslissen’. Van dat feit zo elke OR én elke bestuurder doordrongen moeten zijn. Alleen als de beide overlegpartners over dezelfde informatie beschikken kan er sprake zijn van gelijkwaardig overleg.

Financiële informatie

Artikel 31 e.v. bevatten alle regels over het verstrekken van informatie aan de OR. Naast de sociale informatie gaat dat ook over het verstrekken van financiële informatie. Volgens artikel 31a mag die financiële informatie óók mondeling worden verstrekt. Dat is prima als het om de grote lijn gaat, maar een mondeling verslag over de winst- of verliesrekening of balans mist elk doel om erover met elkaar in gesprek te gaan. Spreek dus af dat de informatie schriftelijk aan de ondernemingsraad wordt verstrekt. Er kan een embargo op het bekend maken van de cijfers van toepassing zijn, maar voor de OR moet het dan wel duidelijk zijn wanneer dat embargo wordt opgeheven. Veel organisaties hebben de plicht de cijfers openbaar te maken voor aandeelhouders en bij de kamer van Koophandel, dus op enig moment komen de cijfers ‘op straat te liggen’.

Accountants

Het zijn de accountants die het financiële jaarverslag opstellen. Onderdeel van het verslag is de accountantsverklaring. Daarin bevestigen de accountants dat er geen onregelmatigheden in de administratie zijn aangetroffen. Dat gaat via een tekst als ‘Naar ons oordeel, geeft de jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van het vermogen van … (naam entiteit(en)) per 31 december 201X (of bij een gebroken boekjaar: 30 juni 201X) en van het resultaat en de kasstromen over 201X in overeenstemming met International Financial Reporting Standards zoals aanvaard binnen de Europese Unie en met Titel 9 Boek 2 BW.
Ingevolge artikel 2:393 lid 5 onder e en f BW vermelden wij dat ons geen tekortkomingen zijn gebleken naar aanleiding van het onderzoek of het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, overeenkomstig Titel 9 Boek 2 BW is opgesteld, en of de in artikel 2:392 lid 1 onder b tot en met h BW vereiste gegevens zijn toegevoegd. Tevens vermelden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening zoals vereist in artikel 2:391 lid 4 BW’.

Ondanks de verklaringen kunnen accountants er flink naast zitten. In 2010 werd al door de Autoriteit Financiële markten (AFM) vastgesteld dat de ‘Big4’ (Deloitte, Ernst & Young, KPMG en PWC) in verschillende sectoren te kort geschoten is in het opstellen van de jaarverslagen.
Het is voor een ondernemingsraad onmogelijk om zelf een onderzoek in te stellen naar de juistheid van het jaarverslag, maar kan altijd overwegen om een externe deskundige in te huren om nader onderzoek te doen als daar aanleiding voor is.

Management letter

Accountants schrijven ook een management letter aan de ondernemer. Daarin worden adviezen gegeven over de financiële positie van de onderneming en de maatregelen die de directie kan nemen om in te spelen op in- en externe ontwikkelingen. Zo zullen in heel wat management letters teksten over de Brexit te vinden zijn en over wat de ondernemer moet doen of laten om voorbereid te zijn op een harde of zachte Brexit.

Over het algemeen wordt de expertise van de accountant door de ondernemers serieus genomen en wordt er ook naar de adviezen geluisterd. Feitelijk worden het dan voorgenomen besluiten met vaak belangrijke besluiten op organisatorisch gebied. De OR kan met de bestuurder afspraken maken over de manier waarop de raad bij die belangrijke besluiten vroegtijdig betrokken wordt.

Minister Koolmees heeft in 2018 in een brief aan de Tweede Kamer al laten weten dat de ondernemingsraad die management letter mag opvragen en dat de ondernemer die informatie aan de OR moet verstrekken.

Sociale informatie

De OR heeft recht op informatie over de werkgelegenheidssituatie in de onderneming, de verwachtingen en plannen voor het komende jaar en het door de ondernemer gevoerde sociale beleid over het afgelopen jaar. Denk ook aan in- en uitstroom van personeel, personeelsopbouw in leeftijd, seksen, klachten, ongevallen. Ziekteverzuim en re-integratie De ondernemer kan hierin voorzien door een sociaal jaarverslag te verstrekken. Veel ondernemingen maken naast het financiële ook een sociaal jaarverslag. Onderdelen als het maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO), de duurzame inzetbaarheid van personeel en informatie over de arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden kunnen daarin meegenomen worden. De bestuurder moet aan de OR melden als hij een adviesopdracht verstrekt op het gebied van de in artikel 27 opgesomde regelingen.

Zelf vragen

Elke ondernemingsraad heeft recht op alle informatie die de raad voor zijn taak nodig heeft. En die taak is in de WOR vastgelegd als ‘overleggen namens het personeel met de bestuurder’. Dus als de OR die informatie nodig heeft omdat hij die met de bestuurder wil bespreken is dat feitelijk al voldoende reden. Voor de OR zijn de drie T’s belangrijk: de informatie moet Tijdig worden gegeven, het moet Toegankelijk en Toereikend zijn. Met andere woorden: de informatie moet er nog toe doen, zodat de OR zijn mening kan vormen over de voorstellen. De informatie moet te begrijpen zijn, een beleidsnota in het Chinees zal in de meeste ondernemingsraden niet gelezen en begrepen kunnen worden en de informatie moet de OR helpen om tot het gewenste inzicht in de materie te komen.
Zo kan de OR informatie nodig hebben om een initiatiefvoorstel te doen; ook dat is al een voldoende reden om de informatie die daarvoor nodig is zelf op te vragen.
Bestuurders zijn soms wat huiverig voor ondernemingsraden die zelfstandig op onderzoek uitgaan en allerlei staf- en lijnfunctionarissen om informatie gaan vragen, maar andere bestuurders stimuleren dat juist. Het is dan ook handig om met de bestuurder afspraken te maken over de manier waarop de OR zelf informatie kan vergaren.

Als OR aan de slag met het recht op informatie? Stuur een mail