Persoonsgegevens naar de vakbond sturen. Mag dat?

5 juni 2019

In alle draaiboeken (van voor 25 mei 2018) voor het organiseren van OR-verkiezingen is te vinden dat de bonden de mogelijkheid hebben om aan de werkgever persoonsgegevens te vragen als er in de onderneming OR-verkiezingen gehouden worden. Maar inmiddels is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht en zijn daardoor op het delen van persoonsgegeven andere regels van toepassing.

De meeste draaiboeken gaan nog uit van de situatie die voor 25 mei 2018 van toepassing was. Toen gold de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) en die bevatte een bepaling waardoor het mogelijk was om persoonsgegevens naar de bonden te sturen als er OR-verkiezingen gehouden werden. Die wet is door de invoering van de AVG komen te vervallen en daarmee de ontheffing voor het versturen van persoonsgegevens ook.
Onder de AVG is het niet mogelijk om de bonden van persoonsgegevens te voorzien. De bonden kunnen zelf hun leden aanschrijven met een mededeling dat er in de organisatie verkiezingen gehouden worden. Voorwaarde daarvoor is een bijgewerkt ledenbestand bij de bonden en daarvan lijkt geen sprake te zijn. Veel werknemers vergeten de bond te melden dat ze van werkgever zijn veranderd en krijgen dan post van de bond voor de kandidaatstelling voor een ondernemingsraad waarvoor ze zich niet kandidaat kunnen stellen, omdat ze niet langer in die onderneming werkzaam zijn.

Rol van de bonden bij OR-verkiezingen

Op grond van artikel 9 – 2e lid van de Wet op de ondernemingsraden is de ondernemer of de ondernemingsraad verplicht om de bonden met leden die in de onderneming werkzaam zijn in de gelegenheid te stellen om een kandidatenlijst in te dienen. Maar… het ontbreekt de OR aan wettelijke mogelijkheden om zelf aan de weet te komen of werknemers lid zijn van een bond en daardoor ook aan een actueel overzicht van bonden die leden hebben die in de organisatie werkzaam zijn. De OR kan er voor kiezen om een uitvraag te doen naar personeel om aan hun bond te melden dat er verkiezingen in aantocht zijn. De bond kan dan zelf contact zoeken met ondernemer of ondernemingsraad om te zorgen dat de hun leden zich via een vakbondslijst kandidaat kunnen stellen.
In veel gevallen is dat niet zo ingewikkeld en zijn er maar een paar bonden in het spel, maar soms ligt dat ingewikkelder. En een bond is pas een bond als het een vereniging van werknemers betreft, die in de onderneming werkzame kiesgerechtigde personen onder haar leden telt, krachtens haar statuten ten doel heeft de belangen van haar leden als werknemers te behartigen en als zodanig in de betrokken onderneming of bedrijfstak werkzaam is en voorts ten minste twee jaar in het bezit is van volledige rechtsbevoegdheid. De bond is verplicht om met haar leden overleg over de samenstelling van de kandidatenlijst (lees de volgorde op de kandidatenlijst) te plegen. In de praktijk is dat overleg er nauwelijks (er moet een ledenvergadering voor worden uitgeschreven) en vraagt de bond vaak al bij de kandidaatstelling aan elke kandidaat om af te zien van deze verplichting. Dat is zeker aan de orde als de vakorganisatie een marginale rol in de onderneming hebben, omdat er maar weinig werknemers lid zijn.

Conclusie

Het delen van persoonsgegevens door de ondernemer met de vakorganisaties als er OR-verkiezingen worden gehouden is onder de AVG niet mogelijk. Een theoretische uitzondering zou kunnen ontstaan als alle medewerkers geheel vrijwillig en ondubbelzinnig toestemming geven om hun persoonsgegevens met de bonden te delen. Dat daarvan sprake zal zijn is niet aannemelijk en ook niet nodig. De bonden kunnen zelf hun leden aanschrijven met een verzoek om zich kandidaat te stellen en – als blijkt dat er sprake is van verouderde gegevens – deze te actualiseren.