AVG heeft invloed op kandidaten van vakbonden bij OR-verkiezingen

4 juli 2018
De invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft gevolgen voor de manier waarop vakbonden hun leden kandidaat kunnen stellen voor OR-verkiezingen in de onderneming. Voor 25 mei was het mogelijk om met een speciale ontheffing van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) de bonden de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen te sturen. Op die manier konden de vakorganisaties in hun ledenbestand kijken wie zich kandidaat zou mogen stellen. Door de invoering van AVG is die ontheffing niet meer van kracht en moet het in het vervolg anders.
Andes dan bij de Wbp moet onder AVG een werknemer ondubbelzinnig akkoord gaan met het verstrekken van zijn persoonsgegevens aan de bonden. Die mogen die gegevens uitsluitend voor de kandidaatstelling gebruiken en moeten ze daarna vernietigen. Dat betekent dat elke werknemer apart om zijn toestemming gevraagd moet worden en dat die toestemming ook schriftelijk moet worden vastgelegd. En bij elke (tussentijdse) verkiezing moet dat opnieuw. En de WOR verplicht de ondernemingsraad of verkiezingscommissie om bij de vakbonden te melden dat er OR-verkiezingen in de onderneming gehouden worden.

Twee opties

In de praktijk zullen er waarschijnlijk twee keuzes gemaakt kunnen worden.
  1. De ondernemingsraad roept bij het starten van de verkiezingsprocedure de collega’s die lid zijn van een vakorganisatie op om zich bij OR of verkiezingscommissie te melden en een toestemmingsformulier in te vullen; die formulieren zijn dan de basis om vervolgens de bonden te informeren over hun leden in de onderneming;
  2. Bij het starten van de verkiezingsprocedure wordt iedere werknemer die lid is van een vakorganisatie opgeroepen om zelf bij de bond te melden dat hij lid is en zich via de bond kandidaat wil stellen. Op die manier heeft de verkiezingscommissie geen bemoeienis met de persoonsgegevens van collega’s en is het de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker om zijn bond te informeren. De OR moet natuurlijk wel aan de bond laten weten dat er verkiezingen gehouden worden. Die verplichting uit artikel 9 van de WOR bestaat nog steeds.
Het is aan te bevelen om het OR-reglement aan te passen, zodat duidelijk is hoe de kandidaatstelling van de bonden in zijn werk gaat.

Ledenadministratie

Vakorganisaties zullen meer tijd en aandacht moeten besteden aan hun ledenadministratie. Als die op orde is, dan kan de bond de leden aanschrijven als er verkiezingen gehouden worden. Daar gaat aan vooraf dat het de leden zelf zijn die bij het veranderen van werkgever hun bond daarvan op de hoogte moeten stellen. En de ervaring leert dat dat er meestal bij blijft.

  •  Als OR aan de slag met OR-verkiezingen? Klik hier