AVG-proof camerabeleid
Ongetwijfeld is heel Nederland in aanloop naar 25 mei 2018 via e-mail overspoeld met allerlei privacyverklaringen van bedrijven en dienstverleners. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is op die dag van kracht geworden. Veel bedrijven hebben een inhaalslag gemaakt om aan de bepalingen van AVG te voldoen. Veel de bepalingen uit (inmiddels vervallen) Wet bescherming persoonsgegevens (Wpb) worden in de AVG onverkort voortgezet. Dat geldt – op een paar onderdelen na – ook voor het camerabeleid.
Voor het gebruik van camera’s in de onderneming geldt dat daarvoor een goede reden moet zijn. Dat kan het beveiligen van eigendommen zijn, het bewaken van de veiligheid van personeel of cliënten maar ook om diefstal te achterhalen.
Voor juist toepassen van AVG is het van belang dat het verwerken van persoonsgegevens – want dat is het maken en beheren van beelden – aan een aantal voorwaarden voldoet. Zo moet de verwerking van de persoonsgegevens rechtmatig, doelmatig en legitiem zijn. Ook als beelden niet worden vastgelegd is er sprake van het verwerken van persoonsgegevens. De ondernemer is verplicht om die gegevens optimaal te beschermen. Dat geldt dus ook voor het zicht op een monitor door medewerkers of bezoekers die daar niet toe bevoegd zijn.
Camera’s en AVG
Nu de AVG van kracht is moet de werkgever documenteren en registreren wat hij doet en hoe hij dat doet. Het is dan ook handig om en overzicht bij te houden waarin wordt vastgelegd wanneer opnamen worden gemaakt en hoe lang die beelden worden bewaard.
Voordat een werkgever camera’s wil ophangen moet hij voldoen aan de volgende eisen:
- Gerechtvaardigd belang: de werkgever moet over een dusdanig belang hebben bij het maken en bewaren van die beelden dat het recht van de werknemer op privacy daarvoor moet wijken;
- Doelmatig gebruik: de werkgever mag alleen dat opnemen dat nodig is om zijn doel te bereiken. En als het op een andere manier ook bereikt kan worden, dan heeft dat de voorkeur;
- Informatieplicht: werknemers moeten vooraf geïnformeerd worden over de mogelijkheid dat ze gefilmd kunnen worden. Dat kan in het personeelshandboek, maar ook in de vorm van e-mail of brief, bijvoorbeeld in het geval er een camera is opgehangen bij het fietsenhok van het bedrijf omdat daar in de afgelopen periode fietsen zijn verdwenen. Als hij verborgen camera’s wil gebruiken, dan moet hij dat ook laten weten, bijvoorbeeld in de vorm van een algemene opmerking dat het mogelijk is om tijdelijk verborgen camera’s in te zetten. Hij mag dat alleen doen als er sprake is van een misstand. In uitzonderlijke gevallen hoeft hij vooraf niet te melden dat er stiekem gefilmd gaat worden. Dan moet er wel sprake zijn van een concreet vermoeden van diefstal of andere onregelmatigheden én moet er geen andere manier zijn om feiten boven water te krijgen. e werkgever moet de gefilmde medewerkers achteraf wel moeten laten weten dat ze gefilmd zijn.
Instemmingsrecht Ondernemingsraad
Voor het instellen, intrekken of wijzigen van een cameraregeling (ook van verborgen camera’s) is de instemming van de ondernemingsraad nodig. Het is immers een voorziening die óók gebruikt kan worden voor de waarneming of controle of gedrag van werknemers. Het gaat er dan niet alleen om waar, hoe en met welk doen er beelden worden gemaakt, maar ook hoe lang die bewaard worden en wie daar toegang toe heeft. Vooral dat doel is ook van belang. Zo mocht een openbaar vervoeronderneming wel camera’s ophangen voor het beveiligen van de chauffeurs tegen overvallen, maar mochten die beelden niet gebruikt worden voor de beoordelingen van de chauffeurs (zie artikel)
Als OR aan de slag met camerabeleid? Klik hier