Je foto in het smoelenboek. Mag dat nog?
In veel organisaties worden foto’s van werknemers gebruikt voor een smoelenboek. Op die manier kunnen collega’s, maar ook cliënten/patiënten/bezoekers zien hoe de persoon – waarvan de naam/functie bekend is – er uitziet. Sommige bedrijven zetten de foto’s ook op de website. Maar mag dat nog na de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei a.s.?
Natuurlijk is het handig om even op internet op te zoeken hoe een collega eruit ziet. En als je de OR wil promoten is het ook slim om met behulp van foto’s te laten zien wie de OR-leden zijn en hoe ze eruit zien. Maar de werkgever mag de foto’s niet zomaar gebruiken voor een smoelenboek of voor publicatie op de website.
Toestemming werknemer is en blijft nodig
Onder de huidige wet – de Wet bescherming persoonsgegevens – en onder de in te voeren AVG blijven dezelfde regels van kracht voor de omgang met foto’s van werknemers. Die mogen pas gebruikt worden als een werknemer daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven. Omdat een (pas)foto een bijzonder persoonsgegeven is, is voor het gebruik ervan uitdrukkelijk toestemming nodig, bij voorkeur schriftelijk. Die toestemming moet in heldere klare taal gevraagd worden, zodat ook precies duidelijk wordt waarvoor toestemming wordt gevraagd en gegeven. Bijvoorbeeld alleen voor het plaatsen van je foto op intranet, en dat betekent dan niet dat je diezelfde foto ook op de website van je werkgever tegen mag komen.
De werkgever moet ook duidelijk aangeven dat je te allen tijde je toestemming voor het plaatsen mag intrekken. Natuurlijk moet de werkgever je foto als een bijzonder persoonskenmerk afdoende beveiligen tegen misbruik en ongewenst kopiëren. Ook moet uw foto uit het smoelenboek verwijderd worden als de arbeidsovereenkomst eindigt.
Het weigeren van toestemming om jouw foto te gebruiken mag niet tot nadeel van de werknemer leiden en je niet worden aangerekend in beoordelingen of de kansen voor promotie of doorstromen naar een andere functie.
Als OR aan de slag met de invoering van de AVG? Klik hier