Werkkostenregeling vanaf 1-1-2015 verplicht

De Werkkostenregeling (WKR) moet vanaf 1 januari 2015 verplicht worden ingevoerd. Dat betekent dat in veel bedrijven en organisaties de voorbereidingen daarop in de komende maanden moeten plaats vinden, want de regeling is in nog maar weinig gevallen vrijwillig ingevoerd. Inmiddels zijn wat regels versoepeld, zoals het verstrekken van een notebook of tablet, maar daar staat tegenover dat het percentage van de loonsom dat aan belastingvrije verstrekkingen daalt van 1,5 naar 1,2 procent.
Maar… wat doet de ondernemingsraad met de WKR?
 
De WKR vervangt 29 bestaande regelingen van de Belastingdienst. Er wordt onderscheid gemaakt in de kosten die de werkgever voor zijn personeel maakt. Daarvan kan een deel zonder belasting worden verstrekt aan het personeel, zoals arbovoorzieningen, consumpties op de werkplek aan het personeel die niet tot maaltijd behoren. Het zijn de nihilwaarderingen in de WKR.
Daarnaast zijn er gerichte vrijstellingen, waarin normbedragen zijn opgenomen voor ondermeer reiskosten, maaltijden of verhuiskosten. Elke ondernemer heeft ook een vrije ruimte van 1,2 procent van de bruto loonsom waarmee – normaal gesproken – belaste verstrekkingen voor dat percentage aan het personeel onbelast mag worden verstrekt. Daaronder vallen ondermeer bedrijfsfeesten, kerstpakketten, fietsenplannen, bedrijfsfitness of stoelmassage. Wordt er meer uitgegeven dan die 1,2 procent, dan wordt dat voor 80% belast. Elke Euro die meer uitgegeven wordt kost de werkgever dan € 1,80. 
Het invoeren van de WKR kan nogal wat voeten in de aarde hebben voor de bedrijven en organisaties. Zo kan het zijn dat bepaalde verstrekkingen zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst. De werkgever zal in dat geval met iedere individuele werknemer opnieuw tot overeenstemming moeten komen. Ook als in de arbeidsovereenkomst een eenzijdig wijzigingsbeding is opgenomen – de werkgever kan dan eenzijdig de arbeidsovereenkomst aanpassen –  zal de werkgever desondanks een zwaarwegend belang moeten aantonen om de wijziging te kunnen doorvoeren. 
 
Regels tablets en smartphones versoepeld
Staatssecretaris Wiebes van Financiën heeft de regels voor het verstrekken aan het personeel van een tablet, laptop of smartphone versoepeld. Als een tablet voor de functie noodzakelijk is, dan kan die na 1-1-2015 belastingvrij worden verstrekt. Nu is het nog zo dat het gebruik voor meer dan 90% zakelijk moet zijn, dat geldt ook voor het gebruik van een notebook. De zelfde versoepeling geldt ook voor de smartphone. De versoepeling is ondergebracht in het noodzakelijkheidscriterium en geldt voor de genoemde digitale apparatuur, maar ook voor gereedschap.
 
Vergoeden, verstrekken, ter beschikking stellen
De nieuwe regels in de WKR laten het onderscheid tussen het vergoeden, verstrekken of het ter beschikking stellen van bedrijfsmiddelen vervallen. Daardoor blijven werkkleding en arbovoorzieningen onbelast. Daar komt een gerichte vrijstelling voor. Dat is ook het geval voor de personeelskorting die in sommige gevallen aan personeel gegeven wordt. 
 
De rol van de ondernemingsraad
De OR heeft – formeel gesproken – geen instemmingsrecht op het invoeren van de WKR. Maar gezien de gevolgen voor het personeel is het raadzaam om de invoering op de overlegagenda te zetten en actief mee te denken en te praten over de te nemen maatregelen. En als met de bestuurder vastgelegde afspraken zijn gemaakt voor nu bestaande regelingen als fietsenplan, bedrijfsfitness e.d., dan kan er sprake zijn van instemmingsrecht op het intrekken van dergelijke regelingen. Houd ook uw CAO in de gaten, want ook daarin staan soms afspraken en regelingen die onderdeel van de WKR zijn. Vakorganisaties en werkgeversverenigingen zullen in de nieuwe versies van de CAO daar ook rekening mee moeten houden.
Aandacht voor een eerlijke verdeling van de vrije ruimte kan voor de OR van belang zijn. Op die manier kan elke werknemer in gelijke mate van die vrije ruimte profiteren. Zo zijn er initiatieven bekend waarin elke werknemer jaarlijks een persoonlijk budget krijgt waaruit zaken als fietsenplan, bedrijfsfitness of vakbondscontributie betaald kunnen worden.
 
Meer over de WKR lezen? Klik hier