Onwettig gedoe met kopietjes paspoort

Het College bescherming persoonsgegevens (CBP) constateert dat bedrijven in veel verschillende sectoren ten onrechte om een kopie van het paspoort/identiteitsbewijs vragen. Soms kwam dat omdat de Belastingdienst bedrijven adviseerde om naar een kopie te vragen als werkgevers personeel inhuurden. Maar mag of moet een werkgever een kopie van het paspoort van elke werknemer in het personeelsdossier hebben?
 
In sommige sectoren zoals de hotelbranche was het gebruikelijk om bij het inchecken een kopie van het paspoort te maken. Bedrijven hebben het recht om te checken of een klant is wie hij is, maar niet om vervolgens stapels kopieën in het bezit te hebben. Dus inzage in het paspoort of identiteitsbewijs is toegestaan, maar een kopie maken niet.
Het CPB heeft richtsnoeren gepubliceerd hoe met de paspoorten en het maken van kopieën om te gaan.
 
Wel een kopie in het personeelsdossier
Een werkgever is op grond van de Wet op de Loonbelasting verplicht om bij indiensttreding van een nieuwe werknemer zijn identiteit te controleren aan de hand van een geldig identiteitsdocument – (dat mag in dit geval geen rijbewijs zijn) en dit op echtheid te controleren. De identiteit mag dus niet aan de hand van een kopie van een paspoort of identiteitskaart worden gecontroleerd. Na deze check is de werkgever verplicht om een kopie van het gecontroleerde document – inclusief burgerservicenummer (BSN) én pasfoto – in zijn loonadministratie op te nemen en te bewaren. Dit ontslaat de individuele werknemer echter niet van zijn toonplicht als er een controle door Inspectie SZW plaatsvindt. Elke werknemer moet zich kunnen identificeren bij zo’n inspectie. De werkgever dient ervoor te zorgen dat alle werknemers een geldig identiteitsdocument kunnen tonen (zorgplicht), bijvoorbeeld door opbergkluisjes aan werknemers ter beschikking te stellen waarin paspoort of identiteitskaart bewaard kan worden.
 
Geen kopieën van uitzendkrachten
Werkgevers mogen geen kopie maken van de identiteitsdocumenten van ingeleend personeel. Dat moet het uitzendbureau doen.
 
Zelf de ‘richtsnoeren identificatie en verificatie van persoonsgegevens’ lezen? Klik hier