Instemming OR voor lezen van mailbox medewerker

Als medewerkers verplicht worden om  – bij afwezigheid – hun e-mailbox te laten inzien door een collega of leidinggevende roept de OR schriftelijk nietigheid in. De bestuurder heeft verzuimd om aan de OR instemming te vragen voor deze regeling. De bestuurder draait zijn besluit niet zo maar terug en daarom belandt de zaak bij eerst de bedrijfscommissie en daarna de kantonrechter. Daarmee houdt het gesteggel nog niet op. Het geschil wordt ook aan het Gerechtshof voorgelegd.
 
Alle medewerkers moeten een collega of een teammanager machtigen om toegang te krijgen tot hun persoonlijke mailbox, zodat alle e-mails bij afwezigheid binnen 24 uur kunnen worden beantwoord. Dat is de mededeling die de directie in juni 2012 aan het personeel doet. De OR is de mening toegedaan dat hiervoor instemming gevraagd moet worden. Er komt bemiddeling door de bedrijfscommissie en vervolgens krijgt de Ondernemingsraad van de kantonrechter gelijk. De zaak is in afwachting van een uitspraak van het Gerechtshof in Amsterdam aangehouden. 
De OR onderbouwt zijn verzoek onder meer met een beroep op de artikelen 10 en 13 van Grondwet en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
 
De kantonrechter vindt dat er sprake is van een regeling als bedoeld in artikel 27 – 1e lid – onderdeel k van de WOR. Deze regeling gaat over het verwerken en beschermen van de persoonsgegevens van het personeel. Informatie van en uit e-mails wordt in het algemeen gelijk gesteld met persoonsgegevens. De e-mails in de mailbox van een medewerker kunnen daarom worden aangemerkt als een verwerking van persoonsgegevens, zoals geduid in de Wbp. De gedragscode van de onderneming staat toe dat de zakelijke e-mailbox ook beperkt gebruikt mag worden voor privédoeleinden. En als collega’s of leidinggevenden gemachtigd worden om e-mailboxen in te zien, dan is er ook sprake van een regeling die geschikt is voor de controle op gedrag, aanwezigheid of prestaties van medewerkers. En zo’n regeling is óók instemmingsplichtig vanuit artikel 27 – 1e lid – onderdeel l. 
Op basis van beide regelingen heeft de OR het instemmingsrecht op het invoeren of wijzigen ervan. Omdat de OR de nietigheid van het besluit tijdig en schriftelijk heeft ingeroepen – dat moet binnen één maand na het bekend worden door de OR van of met het besluit – wordt het verzoek van de OR toegewezen.
 
Uitspraak lezen? Klik hier